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Ein großes, braunes Plakat mit der Aufschrift „Grundsteuererklärung für Privateigentum“ hängt an einer Glaswand in einem Büro; auf dem Plakat befindet sich ein Zeitstrahl, der am 04. Juli startet

Halbzeit für die Abgabe der Grundsteuererklärung: Vorbereitungen für die große Welle

Seit Anfang Juli steht unser gemeinsam mit dem Bundesministerium der Finanzen (BMF) entwickelter kostenloser Online-Service „Grundsteuererklärung für Privateigentum“ Bürger:innen zur Verfügung. Mit nur wenigen notwendigen Angaben können damit Grundsteuererklärungen für Ein- und Zweifamilienhäuser, Eigentumswohnungen und unbebaute Grundstücke abgegeben werden. Von Beginn an verzeichneten wir hohe Zugriffszahlen, eine stetig steigende Anzahl an abgegebenen Erklärungen und ein positives Medienecho. Insgesamt blicken wir sehr zufrieden auf die erste Hälfte des Abgabezeitraums. Dennoch sehen wir noch Luft nach oben. Einerseits bei der verhältnismäßig noch niedrigen Anzahl an eingereichten Erklärungen – hier bereiten wir uns auf die zu erwartende große Welle von Einreichungen zum Ende der Abgabefrist vor. Andererseits beim Leistungsumfang unseres Services. Neben der erst kürzlich erfolgten Integration des ELSTER-Kontos als zusätzliche Identifikationsmöglichkeit arbeiten wir an weiteren neuen Funktionen und Verbesserungen. Unser Anspruch ist es, auch im fortgeschrittenen Produktzyklus, den Leistungsumfang Schritt für Schritt auszubauen und unsere Zielgruppe zu vergrößern sowie durch die iterative Vorgehensweise die Benutzerfreundlichkeit weiter zu optimieren.

Nur jede sechste Grundsteuererklärung abgegeben

Ende August war Halbzeit für die Abgabe der Grundsteuer-Daten. Über unseren Online-Service „Grundsteuererklärung für Privateigentum“ wurden in den ersten beiden Monaten 165.000 Erklärungen abgegeben. Im Schnitt 4.500 Erklärungen pro Tag und 1,4 Erklärungen pro Person. Bundesweit lag die Abgabequote zu diesem Zeitpunkt bei gerade einmal 15 Prozent. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass rund 30 der 36 Millionen abzugebenden Erklärungen nach der ersten Hälfte des viermonatigen Abgabezeitraums noch offen waren. Entsprechend erwarten wir einen deutlichen Anstieg interessierter Nutzer:innen für die Zeit bis zum Fristende. Unser Bestreben für all diejenigen, die ihre Grundsteuererklärung noch abgeben müssen: unseren Service bis zum letzten Tag ausbauen, verbessern und weiterentwickeln.

Vergrößerung der Nutzergruppe durch Identifizierung mit ELSTER-Konto

Zu Beginn der Entwicklungsphase Anfang des Jahres hatten wir uns bewusst dafür entschieden, uns mit der Entwicklung einer vereinfachten Abgabemöglichkeit für die Grundsteuererklärung zunächst auf Nutzer:innen zu fokussieren, die über kein ELSTER-Konto verfügen. Durch die Erfahrungen, die wir während der Entwicklung und dem Betrieb des Steuerlotse für Rente und Pension gesammelt hatten, wussten wir, dass in der Gruppe von Personen ohne ELSTER-Konto viele ältere und nicht digital-affine Menschen sind. Vor allem sie brauchen Vereinfachung.

In zahlreichen Medien sowie in Informationsschreiben der Landesfinanzverwaltungen wurde noch vor dem offiziellen Launch von „Grundsteuererklärung für Privateigentum” die Empfehlung gegeben, sich für die Abgabe der Grundsteuererklärung bei Mein ELSTER zu registrieren. Viele Menschen folgten dem Hinweis. Dies schmälerte nicht nur unsere potenzielle Zielgruppe, sondern führte auch zu Frustration seitens der Nutzer:innen, nachdem bekannt wurde, dass unser Service vorerst nur von Eigentümer:innen genutzt werden konnte, die über kein ELSTER-Konto verfügten. Im Sinne unseres Selbstverständnisses, die Bedürfnisse der Nutzer:innen in den Mittelpunkt unserer Arbeit zu stellen, stand es für uns außer Frage, dass wir auch Eigentümer:innen mit ELSTER-Konto nicht aus unserer Zielgruppe ausschließen wolllen. Fortan arbeiteten wir daher fokussiert an der Integration des ELSTER-Kontos als Identifizierungsmöglichkeit für unseren Service über eine spezielle Schnittstelle von ELSTER für eGovernment-Dienste.

Dank gemeinsamer Anstrengung konnte die neue Funktion früher als geplant Ende August live gehen. Ein entscheidender Grund für die schnelle Implementierung war unter anderem die sehr gute Dokumentation seitens ELSTER und das Nutzen bekannter und bewährter Software-Standards. Dass unsere „Grundsteuererklärung für Privateigentum“ seither auch von allen Eigentümer:innen mit ELSTER-Konto genutzt werden kann, war die bisher umfangreichste Weiterentwicklung unseres Services.

Ein Laptop steht vor einem deutlich größeren Computerbildschirm; auf beiden Geräten sind die Anmeldemöglichkeiten für den Online-Service „Grundsteuererklärung für Privateigentum“ zu sehen; auf dem Laptop in der Ansicht für Nutzende und auf dem Bildschirm in der Skizzenform für Entwickler:innen

Es war zudem die Weiterentwicklung mit dem größten Effekt auf das Nutzungserlebnis. Nach der Identifizierung über das ELSTER-Konto kann nicht nur sofort mit dem Ausfüllen gestartet werden, sondern wer alle erforderlichen Daten zur Hand hat, kann die Grundsteuererklärung bereits nach rund 15 Minuten abschicken. Der große Vorteil: Es entfällt das Warten auf den individuellen Freischaltcode, der Nutzer:innen ohne ELSTER-Konto per Post zugeschickt wird. Dass es der richtige Weg war, diese Funktionserweiterung zu priorisieren, zeigen nicht nur die außergewöhnlich positiven Reaktionen der Presse, sondern auch die deutlich gestiegene Anzahl an abgegebenen Erklärungen (rund 60 % mehr) seit der Implementierung.

User Support als Informationsquelle

Einmal mehr bewährte sich das direkte Feedback der Nutzer:innen als eine der wichtigsten Informationsquellen für potenzielle Verbesserungen einer Anwendung nach deren Launch. Seit Go-live von „Grundsteuererklärung für Privateigentum” helfen uns die eingehenden Supportanfragen besser zu verstehen, wo es noch Unklarheiten gibt oder technische Probleme auftreten. Auf Basis des Feedbacks, das wir aus den Anfragen ziehen und sorgfältig evaluieren, konnten wir unter anderem bereits folgende Änderungen in Angriff nehmen:

  • Um die Quote fehlerhafter Grundsteuererklärungen zu minimieren, ist der Vorab-Check, ob der eigene Sachverhalt abgedeckt wird, nicht mehr freiwillig, sondern verpflichtend.
  • Aufgrund der teilweise auftretenden Probleme bei der Anmeldung mit Magic Links, die wir auch schon in unserem Blogbeitrag vom 02. August erwähnten, haben wir mit Blick auf eine schnelle Umsetzung zusätzliche Hinweise eingebaut und unseren Hilfebereich zu diesem Thema ausgebaut. Zusätzlich arbeiten wir an einer verbesserten Visualisierung des E-Mail-Versandes und der Anzeige möglicher Fehlerquellen, falls die E-Mail nicht zugestellt werden konnte.
  • Da Eigentümer:innen die Unterscheidung zwischen der Steuer-Identifikationsnummer – die für die Abgabe der Erklärung irrelevant ist – und der Steuernummer bzw. dem Aktenzeichen des Grundstücks schwerfällt, haben wir in Zusammenarbeit mit den Ländern die entsprechende Eingabemaske umgestaltet. Es erfolgen nun individuelle Hinweise, je nachdem in welchem der elf Länder sich das Grundstück befindet.
Ein Tablet liegt auf einem Holztisch; darauf geöffnet ist eine Seite des Online-Service „Grundsteuererklärung für Privateigentum“ auf der verlangt wird, dass das Aktenzeichen des Grundstücks eingegeben wird; ein Finger mit orangenem Nagellack deutet auf ein Blatt Papier auf dem das Aktenzeichen zu lesen ist

Auch jetzt, mehr als zwei Monate nach Launch, stellen wir mehrmals wöchentlich neue Software-Versionen mit zusätzlichen und/oder verbesserten Funktionen für die Nutzer:innen zur Verfügung. Und all das im laufenden Betrieb, den wir selbstverständlich auch stets sorgfältig überwachen.

Ausblick

Im Hintergrund arbeitet unser Team bereits an der nächsten „großen Sache”: Miteigentumsanteile. Aktuell bilden wir mit Eigentumswohnungen nur einen Typ des Miteigentums ab. Alle anderen Fälle, wie beispielsweise geteilte Privatwege, Tiefgaragen oder Parkplätze, können noch nicht erfasst werden. Durch die geplante Erweiterung decken wir somit nochmals deutlich mehr Fälle ab. Die Herausforderung besteht darin, dass wir die Nutzung nicht komplizierter machen möchten als nötig für diejenigen, die keine Miteigentumsanteile haben. Denn insbesondere für diesen Personenkreis sind die zwei Felder aus der Formularvorlage, an der wir uns orientieren und die wir als zusätzlichen Schritt einbauen müssen, nicht zuordenbar und irreführend. Mithilfe der Beobachtungen aus ersten Tests zur Nutzungsfreundlichkeit arbeiten wir derzeit daran, die neue Funktion bis zur spätestens für Ende September geplanten Produktivsetzung weiter zu optimieren.

In Vorbereitung auf das Ende des Abgabezeitraums und dem erfahrungsgemäß in dieser Phase zu erwartenden deutlichen Anstieg an Nutzer:innen und eingereichten Erklärungen, bauen wir unser Support-Team weiter aus und machen zusätzliche Lasttests, um die Stabilität unseres Services weiter sicherzustellen. Auch kleinere Verbesserungen, wie vereinfachte Eingabefelder, um die Nutzung noch leichter verständlich zu machen, sind geplant.

Nutzer­zentriert, agil und er­kennt­nis­getrieben. Das sind unsere Grundprinzipien, nach denen wir beim DigitalService arbeiten. Das positive Feedback für „Grundsteuererklärung für Privateigentum“ von Nutzer:innen, in den sozialen Medien sowie in der Presse zeigt uns, dass wir mit dieser Vorgehensweise auf dem richtigen Weg sind, unsere Mission zu erfüllen: digitale Anwendungen des Staates zu schaffen, die die Bedürfnisse der Bürger:innen in den Mittelpunkt stellen und besser für alle funktionieren.


Portrait Foto der Autorin Katja Anokhina

Katja Anokhina

ist Product Managerin beim DigitalService. Sie nahm 2021 am Tech4Germany Fellowship teil und war so vom Ansatz überzeugt, dass sie sich danach beim DigitalService beworben hat. Zuvor war sie im Bereich Bildung/ Digitalisierung u. a. als Product Ownerin tätig. Ihre große Leidenschaft ist Segeln.


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