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Typische Szene aus einem Fellowship: ein paar Teilnehmende sitzen in einem Büro um einen langen Tisch und sprechen mit anderen Teilnehmenden via Video Call.

Ohne Fellows kein Fellowship: Bewerbungs- und Einstellung­sprozess bei Tech4Germany

Tech4Germany findet 2022 zum 5. Mal statt und wie jedes Jahr haben wir erneut 32 Fellows gesucht, die sich in die Digitalsierungsvorhaben auf Bundesebene einbringen und zu einem digitalen und bürgerzentrierten Staat beitragen möchten. Doch wie finden und wählen wir jedes Jahr die am besten geeigneten Fellows aus?

Über Tech4Germany

Bei Tech4Germany arbeiten Talente aus den Bereichen Product, UI-/UX-Design und Engineering mit digitalen Vorreiter:innen aus Bundesministerien und -behörden an konkreten Digitalvorhaben der Bundesverwaltung. In interdisziplinären Teams entwickeln sie mit agilen und nutzerzentrierten Methoden ein tiefes Problem- und Nutzerverständnis und erstellen innerhalb von drei Monaten prototypische Softwareprodukte.

Möglichkeiten für Interessierte schaffen und #SpreadTheWord

Seit letztem Jahr können sich Interessierte über unsere Website ganzjährig in eine Benachrichtigungsliste eintragen, die sie informiert, wann die Bewerbungsphase für Tech4Germany startet. Über 400 Interessierte haben letztes Jahr vermerkt, Interesse an Tech4Germany zu haben.

Bereits im September haben wir uns mit dem gesamten Fellowship-Team zusammengesetzt und die Planung für das folgende Fellowship-Jahr vorgenommen. Insbesondere das Fellow-Recruiting und die -Auswahl müssen sorgfältig durchdacht und mit genügend Zeit versehen werden.

Mit der Bewerbungsphase startet nicht nur eine durchgeplante Social-Media-Kampagne, sondern wir streuen die Informationen auch über ein breites Netzwerk an Organisationen, die ihre Mitglieder über die Möglichkeit zur Bewerbung informieren. Zudem versuchen wir jedes Jahr, auf neue Netzwerke zuzugehen und uns dort persönlich vorzustellen. So haben wir in den vergangenen Jahren zum Beispiel mit The Dive, Le Wagon, der SWANS Initiative und MentorMe Netzwerkveranstaltungen durchgeführt.

Darüber hinaus bieten wir offene Veranstaltungen für interessierte Bewerber:innen an. Hier stellen wir das Fellowship und das Team noch einmal näher vor, beantworten Fragen und laden auch immer Alumni ein, die in Breakout Sessions (ohne unser Beisein) über ihre Erfahrungen bei Tech4Germany ausgefragt werden können.

Bewerbung

Dieses Jahr haben wir am 4. Februar den Bewerbungsprozess für die zukünftigen Fellows auf der Tech4Germany Website eröffnet und zuerst allen eingetragenen Interessierten Bescheid gegeben, dass die Bewerbungsphase startet. Insgesamt war die Bewerbung zwei Monate lang offen.

Zusammen mit ihrem Lebenslauf, sollten Bewerber:innen dieses Jahr zwei Fragen zu ihrer Motivation einreichen. Ein formelles Anschreiben wollten wir nicht. Stattdessen wollten wir wissen:

  • Was macht Dich aus? Warum wärst Du ein:e gute:r Tech4Germany Fellow?

  • Welche Annahme(n) hast Du, wie und womit man agile, nutzerzentrierte und nachhaltige Produktentwicklung in der Verwaltung anstoßen/stärken kann?

Zusätzlich können alle Bewerber:innen Portfolios ihrer bisherigen Arbeit einreichen. Insbesondere im Bereich Design ist es oft schwierig, die konkrete Projekterfahrung anhand des Lebenslaufes einzuschätzen, weshalb eine Portfolio Einreichung bei den Bewerbungen für User Experience und User Interface Design Voraussetzung ist. Uns helfen die Portfolios oft, Projekterfahrungen der Bewerber:innen besser einschätzen zu können.
Insgesamt ist es uns am wichtigsten, dass unsere Bewerber:innen bereits für das Fellowship und ihre Rollen relevante praktische Erfahrungen in unterschiedlichen Kontexten gesammelt haben. Die Erfahrungen könnten zum Beispiel – aber unter keinen Umständen abschließend – durch ein Ehrenamt, eine Werkstudierendentätigkeit oder eigene Projekte gesammelt worden sein.

Erstes Screening

Wenn die Bewerbungen bei uns eintreffen, screenen wir sie im Team im ersten Schritt vor allem nach Vollständigkeit und sortieren die Bewerbungen bereits durch einen Check der Grundvoraussetzungen vor.
Grundvoraussetzungen sind meist sehr einfach abzugleichen und auch bereits sehr einfach zu erreichen:

  • Unterlagen sind vollständig
  • Relevante praktische Erfahrung in unterschiedlichen Kontexten
  • Bewerber:innen sind bereit für drei Monate in Berlin Vollzeit an dem Fellowship teilzunehmen.
  • Deutsch B2 Level

Zusätzlich versuchen wir uns über die Portfolios und Beantwortung der Fragen einen ersten Eindruck zu verschaffen. Durch beides zusammen entscheiden wir wer zum ersten Interview eingeladen wird

Das erste Interview

Im ersten Interview möchten wir herausfinden, ob die Bewerber:innen von ihrer Arbeitsweise, ihren Erfahrungen und Ansichten etc. zu Tech4Germany passen. Hier geht es uns bewusst nur um den Cultural Fit, denn dieser ist entscheidend für den Projekterfolg. Hierfür haben wir einen standardisierten Interview-Leitfaden entwickelt, der Kandidat:innen auf ihre bisherige Arbeitserfahrung, Teamfähigkeit und Ansichten zur Digitalisierung der Verwaltung abfragt. Die zugrundeliegenden Kompetenzkategorien haben wir eigens für Tech4Germany entwickelt. Anhand dieser nehmen wir auch die Evaluation des Gesprächs im Nachgang vor:

Anhand des hier gezeigten Modells bewerten wir die Bewerbungsgespräche bei Tech4Germany. Insgesamt gibt es drei verschiedene Bereiche und drei Ebenen, auf denen Bewerber:innen bewertet werden. Das kreisrunde Modell ist in die drei Bereiche Lernen, Denken und Handeln aufgeteilt. Diese werden jeweils auf Individueller, Team und Kontextebene bewertet.

Das zweite Interview

Wer im ersten Interview beschreiben konnte, in welchen der Kompetenzebenen sie Erfahrung oder Verständnis mitbringen, gelangt in die zweite Interviewrunde, in der wir uns nun konkreter auf fachliche Erfahrungen und Fähigkeiten konzentrieren. Wir haben uns, wie bereits im letzten Jahr, dazu entschieden, Tech4Germany Alumni zur Unterstützung dazu zu holen. Sie können aus ihren eigenen Erfahrung heraus noch besser einschätzen, worauf es aus fachlicher Sicht ankommt, aber den Bewerber:innen im Gegenzug auch noch mehr Einblicke in das Fellowship geben und Fragen beantworten.

In diesem Schritt unterscheiden sich die Interviews in den drei Disziplinen. Die Fragen orientieren sich dabei stark an den Aufgaben- und Profilbeschreibungen der Stellenausschreibungen. Bei den Product Fellows finden wir im Gespräch heraus, inwiefern die Bewerber:innen beschreiben können, welche Fähigkeiten ein:e Produktmanager:in mitbringen sollte und welche dieser Fähigkeiten sie selber mitbringen und bereits eingesetzt haben. Im Rahmen einer Szenario-Challenge sollen sie zum Schluss außerdem einen nutzerzentrierten und agilen Prozess erklären und sich sowie das Team darin verorten können. Die Challenge ist ein bewusst grob gehaltenes Szenario, das in diesem Jahr an einem tatsächlich eingereichten Projekt eines Ministeriums angelehnt war.

Auch die Bewerber:innen für das Design-Fellowship stellen wir diese Challenge. Hier unterteilen wir das Interview in Fragen zum Problem- und zum Lösungsraum eines Designprozesses. So wollen wir herausfinden, ob die Bewerber:innen besonders stark in der Untersuchung eines Projekts aus den Perspektiven betroffener und verantwortlicher Akteure oder beispielsweise stärker in der iterativen Gestaltung und Vertestung verschiedener Prototypen sind.

Bei den Engineering Fellows gibt es vor dem zweiten Interview eine Zwischenstufe.
Sie erhalten vorab eine Coding-Challenge, für deren Bearbeitung sie etwa eine Woche Zeit bekommen. Die Coding-Challenge war dabei die Erstellung einer eher kleinen Webanwendung bei der es um die Darstellung eine Dashboards ging. Bei erfolgreicher Bearbeitung schauen wir im fachlichen Interview einerseits auf die in der Stellenausschreibung beschriebenen technischen Stärken, andererseits auch darauf, ob die Bewerber:innen bereits an Anforderungsanalysen und interdisziplinären Projekten teilgenommen bzw. daran interessiert sind.

Entscheidungen, Entscheidungen, Entscheidungen

Festgehalten werden unsere Ergebnisse aus dem Interview, wie auch vorab bereits im ersten Interview in einem digitalen Evaluationsformular, um die Einschätzungen zu den verschiedenen Kompetenzen, Erfahrungen und Fragen besser vergleichen zu können. Im idealsten Fall bekommt man dann eine Zusage von uns per Mail, wenn man auch das zweite Interview erfolgreich bestanden hat.
Je nach Zahl der Bewerber:innen kann diese Entscheidung länger dauern, da wir bei einer großen Anzahl von Bewerber:innen meist abwarten, bis alle Teilnehmer:innen beide Interviews durchlaufen haben. Manchmal gibt es ganz eindeutige Entscheidungen. Manchmal entscheiden Kleinigkeiten, insbesondere wenn es sehr viele Bewerber:innen auf die im Endeffekt ja begrenzten Plätzen gibt. Oftmals gleichen wir dann noch mal die teilweise speziellen Anforderungen der Projekte mit den Arbeitserfahrungen der Fellows ab und nutzen das als Entscheidungskriterium. Grundsätzlich werden unsere Auswahlkriterien immer von mehr Bewerber:innen erfüllt, als wir am Ende Zusagen versenden können.

Je Disziplin wählen wir dabei immer mindestens acht Fellows aus (ein Fellow je Disziplin je Projekt). Die vierte zusätzliche Fellow-Position pro Projekte wird dann je nach Projektanforderung in einer Disziplin doppelt besetzt. Dabei geht es zum Beispiel dann um mehr oder weniger komplexe Coding-Aufwand, mehr benötigte Design-Expertise oder das Projekt ist grundsätzlich komplexer und benötigt dadurch mehr strategisches Denken oder Stakeholdermanagement.

In der ersten Maiwoche haben wir dann dieses Jahr unsere letzten Zu- und Absagen für das Fellowship versendet. Das Ergebnis unseres Hiring Prozesses waren in diesem Jahr zwölf Product, zehn Engineer und zehn Design Fellows, die sich mit uns gemeinsam auf die Tech4Germany Fellowship-Reise 2022 begeben. Wir haben erneut sehr qualifizierte, motivierte und spannende Fellows gefunden und freuen uns bereits auf den gemeinsamen Weg und den Start des Fellowships am 1. August.

Szene aus den Fellowships: Teilnehmende sitzen im Plenum und hören einem kurzen Input zu.

Learnings

Wie jedes Jahr haben wir auch in diesem Jahr den Prozess hinterfragt, um ihn verbessern und anpassen zu können. Denn das hat sich bewährt: So waren die neuen, sehr gut durchdachten und auf die Programmziele und -ansätze ausgerichteten Stellenausschreibungen, Interview-Leitfäden und Evaluationsbögen sehr hilfreich und haben uns allen den Bewerbungsprozess und die Auswahl sehr erleichtert.

Ein paar der Learnings aus diesem Jahr sind:

  • Da sich viele der Bewerber:innen oft erst kurz vor Ende der Bewerbungsfrist bei uns bewerben, wodurch Screening, Interviews etc. sehr geballt stattfinden, wollten wir den Prozess in diesem Jahr gern entzerren und hatten angeboten, dass frühe Bewerbungen schneller durch den Prozess laufen und ggf. früher eine Zusage bekommen. Während des Prozesses haben wir aber festgestellt, dass wegen der begrenzten Plätze im Fellowship und der Tatsache, dass wir allen Fellows die gleichen Chancen geben wollen, dieser „Schnelldurchlauf“ nicht immer möglich und angebracht ist. Im nächsten Jahr werden wir die Bewerbungs- und Interviewphasen wieder trennen.

  • Das zweite Interview möchten wir vermutlich für 60 statt 45 Minuten ansetzen, um den Zeitdruck einiger Interviews zu reduzieren und mehr Erfahrungsaustausch zwischen Bewerber:innen und Alumni zu ermöglichen.

  • Da die meisten Bewerbungen anscheinend grundsätzlich eher zum Ende der Bewerbungsfrist eingehen, denke wir darüber nach, einfach die Bewerbungsphase von sechs auf vier Wochen zu kürzen, um die Auswahlphase nach Bewerbungsende dadurch zu verlängern.

Am 1. August starten wir in unseren fünften Jahrgang Tech4Germany mit acht interessanten Digitalprojekten. Über die Projekte, Fellows und Projektpartner:innen kannst Du Dich hier informieren. Wenn Du jetzt auch Lust bekommen hast an Tech4Germany 2023 teilzunehmen, dann kannst Du Dich bereits jetzt hier eintragen. Auf Twitter und LinkedIn kannst Du ab August in wöchentlichen Social-Media-Takeovers die einzelnen Teams bei ihrer Arbeit begleiten.

Michaela Putzer

Michaela ist Projekt Koordinatorin bei Tech4Germany und wie in ihrer vorherigen Position bei openmind Allrounderin und für die operative Planung und den Überblick über Gesamtprozesse sowie Abläufe zuständig. Durch ihren Backround in Eventmanagement, hat sie auch das kleinste Detail noch im Blick. Michaela gehört zu den 1% der Weltbevölkerung, die zwei unterschiedliche Augenfarben haben.