Wie gute Zusammenarbeit gelingt: Einblick in die DIN SPEC 66336

In einer zunehmend digitalisierten Welt erwarten Bürger:innen und Unternehmen von öffentlichen Verwaltungen digitale Angebote, die ebenso einfach, intuitiv und effizient zu nutzen sind wie Online-Shopping oder das Streamen von Filmen und Musik. Doch wäh­rend diese Erwartungen in der Privatwirtschaft längst Realität sind, sieht die Praxis bei vielen staatlichen Verwaltungsleistungen oft anders aus. Komplexe, schwer zugängliche Formulare und langwierige Prozesse gehören in vielen Behörden noch immer zum Alltag. Gleichzeitig steht die öffentliche Verwaltung vor großen Herausforderungen: Oft mangelt es an Zeit, Expertise oder einer klaren Struktur, um gute digitale Lösungen zu entwickeln, die wirklich den Bedürfnissen der Nutzenden gerecht werden.

Wie lässt sich das lösen? Eine Antwort liefert die DIN SPEC 66336 „Qualitätsanforde­run­gen für Onlineservices und -portale der öffentlichen Verwaltung (Servicestandard)“. Dort haben Verwaltung und Wirtschaft gemeinsam Anforderungen definiert, die ein einheitlich-hohes Qualitätsniveau für digitale Verwaltungsdienste festlegen. Ziel ist es, nicht nur die öffentliche Verwaltung nachhaltig zu entlasten, sondern auch das Nutzungserlebnis für Bürger:innen spürbar zu verbessern.

Im Jahr 2020 veröffentlichte das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) erstmals den Servicestandard als Qualitätsrahmen für die Digitalisierung von Verwal­tungs­leistungen. Dieser Standard definierte 19 Qualitätsprinzipien, die Verwaltungsmitar­bei­tende und IT-Dienstleister bei der Entwicklung und dem Betrieb digitaler Angebote unterstützen sollten. In der Praxis blieb der ganz große Erfolg jedoch bislang aus: Der Servicestandard ist nicht verpflichtend, war wenig bekannt und wird nur selten angewendet.

Seit Sommer 2024 arbeitet das BMI daher gemeinsam mit dem DigitalService an der Weiterentwicklung des Servicestandards. Ziel ist es, ein praxisnahes und wirkungsvolles Instrument zu schaffen, das die digitale Transformation der Verwaltung nachhaltig vorantreibt. Die neue Version soll nicht nur nationale und europäische Vorgaben berücksichtigen, sondern auch den veränderten Bedürfnissen der Zielgruppen gerecht werden. Zu diesem Zweck wurden mehr als 60 Fachexpert:innen aus verschiedenen Bereichen befragt und die Ergebnisse in Workshops intensiv diskutiert. Wie dabei vorgegangen wurde, haben wir im Blogbeitrag „Kollaborativ und nutzerzen­triert: So entwickeln wir den Servicestandard weiter“ dargestellt.

Eine Erkenntnis aus Interviews und Workshops: Verwaltung und IT-Dienstleister benötigen klare und verbindliche Anforderungen, die Orientierung bieten, die Qualität der digitalen Angebote steigern und den Digitalisierungsprozess erleichtern. Genau hier setzt die DIN SPEC 66336 an.

Der Prozess zur Erarbeitung der DIN SPEC 66336 stieß von Beginn an auf großes Inter­es­se: Mehr als 50 Expert:innen von über 40 Organisationen aus Verwaltung, Wirtschaft, Wissenschaft und Zivilgesellschaft beteiligten sich. Vertreter:innen von Bundesministe­rien, Bundesländern, Städten und Kommunen arbeiteten gemeinsam mit IT-Dienstleisten­den, Beratungsunternehmen und Start-ups an den Spezifikationen.

Gerade zu Beginn herrschte aber auch Skepsis: Kann ein derart heterogenes Konsortium innerhalb kurzer Zeit zu einem guten Ergebnis kommen? Der ambitionierte Zeitplan sah vor, die Anforderungen innerhalb von nur drei Monaten festzulegen – von der Auftakt­sitzung im November 2024 bis zur Verabschiedung im Januar 2025.

Um in kurzer Zeit effektiv mit einem breiten Konsortium zusammenzuarbeiten, ist ein gut strukturierter Prozess unerlässlich. Die wichtigsten Erfolgsfaktoren, die wir aus unseren Erfahrungen mitnehmen:

1. Vertrauensraum bilden
   Zu Beginn hatten alle Teilnehmenden die Möglichkeit, ihre Vorstellungen darüber zu äußern, was für eine gute Zusammenarbeit wichtig ist und was vermieden werden sollte. Dadurch kamen die Mitglieder des Konsortiums direkt ins Gespräch und legten gemeinsam die Grundlagen für eine konstruktive Zusammenarbeit. Unter anderem wurden ein respektvoller Austausch auf Augenhöhe, eine vertrauensvolle Du-Kultur, der Verzicht auf Lobbyarbeit und zielführende Diskussionen vereinbart. Diese Vereinbarungen stärkten von Anfang an das Vertrauen und die Offenheit innerhalb des Konsortiums.

2. Rollen definieren
   Ralf Käck (BMI) war Konsortialleiter und Amelie Buss (DIN) leitete das Gremium DIN-seitig. Amelie konnte ihre Prozess- und Konsensbildungserfahrung dabei einbringen, während Ralf seine Fachexpertise im Bereich Standardisierung einbrachte. Der DigitalService sorgte gemeinsam mit der DIN und dem BMI für eine strukturierte Moderation der Workshops und schuf eine produktive Arbeitsatmosphäre, sodass sich die Konsortialmitglieder ganz auf die inhaltliche Ausgestaltung konzentrieren konnten.

3. Klare Struktur trotz eines engen Zeitplans
   Trotz des engen Zeitplans und anfänglicher Bedenken hielten wir an einem transparen­ten Plan und Prozess fest. Diese Verlässlichkeit sorgte dafür, dass alle Beteiligten jederzeit wussten, woran sie waren und wie der Fortschritt voranschritt.

4. Basis für die Diskussion schaffen
   Als Grundlage für die Diskussion erstellten wir eine erste inhaltliche Entwurfsskizze, basierend auf dem Servicestandard. Dabei war klar: Nichts war in Stein gemeißelt. Alles konnte vom Konsortium diskutiert und hinterfragt werden – jedoch nur unter der Voraussetzung, dass konkrete Verbesserungsvorschläge eingebracht wurden.

5. Mit Kleingruppen einsteigen
   Gerade zu Beginn arbeiteten wir in Kleingruppen. Das half, Vertrauen aufzubauen und kollaborativ zu arbeiten. Die Moderation der Kleingruppen war bewusst zurückhaltend, offen, wertschätzend.

6. Frühzeitig Zustimmung und Blocker identifizieren
   Bereits zu Beginn identifizierten wir Zustimmungen, zentrale Diskussionspunkte sowie wirkliche Blocker und machten sie zur weiteren Bearbeitung sichtbar. Dies ermöglichte eine strukturierte und zielgerichtete Diskussion und schuf früh Klarheit.

7. Expertise gezielt einbinden und wertschätzen
   Personen mit besonderem Wissen und hoher Motivation erhielten die Möglichkeit, sich über die Sitzungen hinaus zu engagieren. In Kleingruppen konnten sie ihre Expertise weiter einbringen und Lösungen erarbeiten, die dem gesamten Konsortium halfen.

8. Termine umfassend vor- und nachbereiten
   Alle Workshops und Meetings wurden inhaltlich umfassend vor- und nachbereitet. Dadurch konnten wir sicherstellen, dass den Konsortialmitgliedern alle relevanten Informationen und Diskussionspunkte zur Verfügung standen, Engpässe abgefedert wurden und eine effiziente Zusammenarbeit gewährleistet war.

9. Entscheidungen im Konsent finden
   Das Konsortium setzte auf das Konsent-Verfahren. Im Unterschied zum Konsens­ver­fah­ren, bei dem ein vollständiger Widerspruch aufgelöst werden muss, zielt der Konsent darauf ab, verschiedene Perspektiven zu hören und bei Uneinigkeit einen Mehrheitsbeschluss zu fassen. Zwar betraf dies nur wenige Punkte am Ende, trug aber dennoch zur effizienten Arbeitsweise des Gremiums bei.

10. Informelle Treffen stärken das Gemeinschaftsgefühl
    Viele Konsortialmitglieder reisten extra nach Berlin – oft bereits am Vortag. Wer wollte, traf sich auf Selbstzahlerbasis zum gemeinsamen Essen oder einem Besuch auf dem Weihnachtsmarkt. Diese informellen Begegnungen schufen zusätzlichen Raum für Austausch, stärkten das Gemeinschaftsgefühl und sorgten für schöne gemeinsame Momente auch abseits der Arbeit.

Was mit Skepsis begann, entwickelte sich zu einer außergewöhnlichen Zusammenarbeit. Trotz leidenschaftlicher Diskussionen herrschte stets gegenseitiger Respekt. Statt Lager­denken dominierte der gemeinsame Wille, die Qualität neuer Onlineservices und -portale nachhaltig für den öffentlichen Sektor zu erhöhen. Die hohe und aktive Beteiligung der Konsortiumsmitglieder über alle Sitzungen spiegelte das starke Wir-Gefühl wider.

Die DIN SPEC 66336 legt klare und überprüfbare Anforderungen für die Umsetzung, den Betrieb und die Weiterentwicklung digitaler Verwaltungsangebote fest. Dabei umfasst sie 13 Kapitel:

1. Nutzendenanalyse
2. Bedarfs- und Prozessanalyse
3. Rollen und Verantwortung
4. Vorgehen und Zusammenarbeit
5. Synergien und Wiederverwendung
6. Nutzendenfreundlichkeit, digitale Barrierefreiheit und Inklusion
7. Nutzung offener Standards
8. Datenschutzfreundlichkeit
9. Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit
10. Open Source
11. Betrieb und Support
12. Evaluation und Weiterentwicklung
13. Rechtlicher Änderungsbedarf

Damit werden drei Gruppen adressiert:

• Für die Verwaltung bietet die DIN SPEC einen klaren Rahmen, um Digitalisierungs­pro­jekte effizient umzusetzen und Ausschreibungen zu gestalten.
• IT-Dienstleister erhalten konkrete Vorgaben, um nutzendenfreundliche und effiziente digitale Dienste zu entwickeln.
• Prüfende können auf eine verlässliche Grundlage zur Qualitätssicherung digitaler Verwaltungsleistungen zurückgreifen.

Die DIN SPEC 66336 ist damit ein entscheidender Schritt auf dem Weg zu einer nutzen­den­freundlichen, sicheren und effizienten digitalen Verwaltung.

Mehr Informationen zur DIN SPEC 66336 gibt es auf der Webseite von DIN Media. Die DIN SPEC 66336 kann dort nach einer Registrierung kostenlos heruntergeladen werden.