Workshop zur Nachnutzung: Visualisieren lernen und Digitaltauglichkeit stärken

Denkprozesse abbilden, ein gemeinsames Verständnis eines Themas erreichen, eine (Gesetzes-)Idee auf ihre Logik überprüfen: Das alles geht mithilfe von Visualisierungen. Und das kann jede:r schnell lernen: Mithilfe eines Workshops lässt sich der methodische Ansatz der Visualisierung in Gesetzgebungsvorhaben einfach nahebringen. Eine Anlei­tung, um diesen Workshop selbst durchzuführen, sowie Download-Links zu allen dafür benötigten Materialien, finden sich in diesem Blogbeitrag.

Der Workshop und seine Schritt-für-Schritt-Anleitung in diesem Artikel richten sich gezielt an Legist:innen und ihre Teams. Der Workshop erfordert von den Teilnehmenden keinerlei Vorkennt­nisse im Bereich Visualisierungen. Die Gesamtdauer beträgt etwa drei Stunden. Ersteller des Workshops ist der DigitalService. Entstanden ist er aus der gemeinsamen Arbeit des DigitalService am Digitalcheck im Auftrag des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BMI) sowie in Kollaboration mit dem Nationalen Normenkontrollrat (NKR).

Wer sich für die Hintergründe zur Entstehung des Workshop-Konzepts interessiert, findet diese Informationen weiter unten im Text. Nur so viel sei vorab gesagt: Wir haben den Workshop selbst bereits neunmal mit 162 Legist:innen verschiedener Bundesministerien durchgeführt – und das Feedback war derart gut, dass wir die Methodik hier teilen möchten. Auch auf Landesebene wird das Konzept in abgewandelter Form nachgenutzt.

Wir stellen das Workshop-Konzept gern zur Verfügung und freuen uns über weitere Multiplikator:innen. Sollte beim Lesen dieses Artikels etwas unklar sein, laden wir herzlich dazu ein, bei uns direkt nachzufragen: digitalcheck@digitalservice.bund.de.

Alle Dateien sind gebündelt hier auf GitHub hinterlegt.

Zum Öffnen der Dateien braucht es die Programme PowerPoint, Excel und einen PDF-Reader.

Der Workshop ist so konzipiert, dass ihn zwei Personen gemeinsam durchführen können.

1. Bereitschaft und Zustimmung abholen. Über eine Abfrage im Haus oder der Abteilung kann herausgefunden werden, ob und bei wem Interesse am Workshop besteht. Interessierte können sich melden, gegebenenfalls können Vorgesetzte ihre Zustimmung geben.
2. Termin koordinieren. Wir empfehlen einen zusammenhängenden drei- bis vierstündigen Termin zu finden (Vergleiche „08-2024_Digitalcheck Workshop Visualisierung_Ablaufplan“).
3. Veranstaltungsort organisieren. Optimal: ein großer Raum für alle Teilnehmenden und ein oder zwei kleinere Räume für Gruppenarbeiten.

Du wirst den Workshop leiten und solltest Dich darum vorher mit den Materialien vertraut machen. Das dauert insgesamt ungefähr sieben Stunden.

1. Als Start in das Thema empfehlen wir den Blogartikel „Mit Visualisierungen zu einer digitaltauglicheren Gesetzgebung“ und die Lektüre der Digitalcheck Hilfestellungen und begleitenden Dokumentation (digitalcheck.bund.de).
2. Lies Dir den Ablauf „08-2024_Digitalcheck Workshop Visualisierung_Ablaufplan“ durch, anhand dessen Du den Workshop durchführen wirst. Wenn Du andere Akzente setzen möchtest oder weißt, dass Vorbereitung oder Pausen mehr Zeit brauchen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt den Ablauf anzupassen. Tipp: Finde ein Regelungs­vor­haben in Deinem Ressort, das Ihr als Beispiel zum Visualisieren verwenden könnt, z. B. eine Antragsstrecke. Bei einem bekannten Thema aus dem eigenen Haus, fällt den meisten der Einstieg leicht, man kann direkt mitreden.
3. Lies Dir im Anschluss daran die Präsentation „08-2024_Digitalcheck Workshop Visualisierung_Präsentation“ durch. Die Präsentation enthält Informationen über den Digitalcheck, den Mehrwert digitaltauglicher Regelungen und Visualisierung sowie die Beschreibung der Aktivitäten des Workshops. Wir empfehlen, die Präsentation einmal selbst vor dem Spiegel oder einer vertrauten Person zu halten und die Zeit zu stoppen.

Der Workshop beinhaltet Materialien, die die Teilnehmenden gemeinsam bearbeiten.

1. Alle Folien aus der Präsentation „08-2024_Digitalcheck Workshop Visualisierung_Präsentation“, die als „Aktivitäten“ markiert sind, sowie die Flussdiagramme „08-2024_Digitalcheck Workshop Visualisierung_Praxisbeispiel Passfoto.pdf“ und „08-2024_Digitalcheck Workshop Visualisierung_Praxisbeispiel Grundsteuer.pdf“. Alle Materialien pro Kleingruppe einmal ausdrucken.
2. Post-its und Filzstifte für alle Teilnehmenden bereitstellen.
3. Stärkung für zwischendurch: Entweder Du organisiert ein paar Getränke und Snacks für den Workshop, oder bittest die teilnehmenden Kolleg:innen, sich etwas mitzubringen.
4. Namensschilder: einfaches Klebeband und ein Edding erfüllen den Zweck. Tipp 1: Vornamen verwenden, das erleichtert meistens die Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Tipp 2: Wenn Du für die interne oder externe Kommunikation Fotos machen möchtest während des Workshops, hole unbedingt das Einverständnis der Teilnehmenden ein und lass sie z. B. mithilfe eines Punkts auf ihrem Namensschild markieren, wer nicht auf Fotos auftauchen will.

1. Führe den Workshop anhand des Ablaufplans „08-2024_Digitalcheck Workshop Visualisierung_Ablaufplan“ durch. Plane für Dich genügend Zeit zum Vorbereiten und Aufräumen der Räume ein – der Ablaufplan reserviert hierfür „nur“ 30 Minuten.
2. Deine Aufgabe wird es sein, einen Raum zu schaffen, in dem sich die Teilnehmenden wohlfühlen. Das bedeutet nicht, dass Du auf jede Frage eine Antwort benötigst – sondern, dass Du ein Umfeld und eine Atmosphäre schaffst, in der Ihr Euch auch gegenseitig helfen könnt. Bei Reaktionen wie „das passt nicht zu meiner Realität“ wäre beispielsweise eine konstruktive Reaktion mit hilfreichen Fragen zu reagieren: „Interessant! Wie ist Deine Realität? Was wäre hilfreich in Deinem Kontext? Welche der Methoden könnte für Dich anwendbar sein?“
3. Kurze Erinnerung: Wenn Du Fragen zum Ablaufplan, der Präsentation oder dem Vorgehen allgemein hast, dann wende Dich gerne direkt an uns: digitalcheck@digitalservice.bund.de.

1. Raum aufräumen und angefertigte Probe-Visualisierungen entsorgen.
2. Die Präsentation „08-2024_Digitalcheck Workshop Visualisierung_Präsentation“ wird im Nachhinein an alle Teilnehmenden verschickt.
3. Optional: Wir freuen uns, wenn Du uns Feedback dazu schickst, wie der Workshop funktioniert hat oder wo Ihr noch Verbesserungspotenzial seht: digitalcheck@digitalservice.bund.de.

Konzipiert hat den Workshop ein Team, das seit zwei Jahren gemeinsam am Digitalcheck arbeitet. Das Team ist interdisziplinär besetzt mit Expert:innen aus den Bereichen Design, Nutzerforschung und Software-Entwicklung. Im Zuge unserer Arbeit am Digitalcheck ist es unser Ziel, Regelungsvorhaben von Beginn an digitaltauglich zu gestalten. Das Projekt setzen wir im Auftrag des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BMI) in Zusammenarbeit mit einer interministeriellen Arbeitsgruppe und dem Nationalen Normenkontrollrat (NKR) um. Als einen zentralen Hebel dafür haben wir Visualisierungen identifiziert: Im oft komplexen und von Zeitdruck getriebenen Alltag von Legist:innen und politischen Entscheidungsträger:innen helfen Visualisierungen, Abläufe und auch Probleme verständlich zu machen. Schaubilder können im Vergleich zu Fließtexten schneller und leichter erfasst werden: Absprachen benötigen somit weniger Zeit und werden genauer. Dieser Workshop ist dazu gedacht, die methodische Expertise zu Visualisierungen niederschwellig zu vermitteln, die bisher häufig in der Verwaltung fehlt. Außerdem nehmen sich die Teilnehmenden durch den starken Anwendungscharakter gemeinsam die Angst vor dem weißen Blatt. Weder geht es darum, eine bestimmte Notation perfekt anzuwenden, noch um die ansehnlichste Skizze. Gemeinsam stellen die Kleingruppen fest, dass jede Visualisierung in der gemeinsamen Auseinandersetzung einen Mehrwert stiften kann.

Um den Workshop genau auf die Bedürfnisse der Legist:innen anzupassen, wurde er von uns im Rahmen einer Roadshow über den Digitalcheck mit 500 Teilnehmenden mehrfach getestet und iteriert. Entstanden ist ein interaktives Format, das niedrigschwellig bei der Visualisierung mit Stift und Papier ansetzt. 162 Legist:innen haben den Workshop in dieser Form bereits mit uns durchgeführt. Aufbauend auf dem Workshop haben der NKR und das Bundes­minis­terium der Finanzen (BMF) bereits ein eigenes spezifisches Format zu Visuali­sie­rungen entwickelt. Der DigitalService wird das Format mit dem Land Bayern zum Einsatz bringen. Wir freuen uns auf und über zahlreiche weitere Nutzende. Wer Feedback nach dem Workshop hat, darf sich auch gerne bei uns melden.

An dieser Stelle möchten wir auch auf eine Initiative des Bundesministeriums der Justiz (BMJ) hinweisen. Unter dessen Federführung entsteht aktuell das Zentrum für Legistik. Es soll Legist:innen Kompetenzen, Beratung, Ressourcen und Raum für Kooperation vermitteln und bieten, um mit guter Rechtsetzung komplexe gesellschaftliche Herausforderungen zu lösen. Auch hier spielt unter anderem die Methode der Visualisierung eine wichtige Rolle. Wir freuen uns, dass dieser Ansatz auch hier Beachtung findet. Weitergehende Informationen zum Stand des Projektes, ersten Angeboten und Kontaktdaten finden sich hier.