Tiefe Einblicke in die Verwaltung: Erfahrungsbericht zweier Work4Germany Fellows

Lisa Schiemann und Christian Müller waren 2022 Fellows bei Work4Germany. Hier berichten sie ganz nah von ihren persönlichen Erfahrungen entlang des sechsmonatigen Fellowships und ihrer Zeit in einem Bundesministerium. Welche Fragen haben sie sich am Anfang gestellt? Wie sieht der Arbeitsalltag als Fellow in der Verwaltung aus? Und wo konnten sie Veränderungen bewirken?

Christian
Meinen ersten Kontakt mit der Verwaltung hatte ich schon als Kind: Mein Vater arbeitet im Rathaus meiner Heimatstadt und wir besuchten ihn dort regelmäßig. Dadurch habe ich ein Faible für die Verwaltung entwickelt. Auch deshalb habe ich mich sehr gefreut über die tolle Möglichkeit, Teil des Work4Germany Fellowships zu werden.

Lisa
Bei mir war es komplett anders. Mein Kontakt zur Verwaltung war bis zum Start des Work4Germany Fellowships maßgeblich vom Gang zum Einwohnermelde- oder Finanzamt geprägt. Diese wenigen Begegnungen nahm ich immer wie eine andere Welt wahr, und ich habe mich schon oft gefragt, wie diese Prozesse und Dienstleistungen eigentlich zustande kommen. Umso neugieriger war ich, in das Mysterium Verwaltung einzutauchen – und das nicht nur aus der Sicht einer Bürgerin.

Christian
Meine persönliche Heldenreise (begriffliche Anlehnung an meine Lieblingsmethode) begann Ende 2021: Ich war schon fast 18 Jahre in Unternehmen und Organisationen tätig und am Ende meiner Loop-Ausbildung (ein Transformationsansatz zur Stärkung der Zusammenarbeit von Teams), als ich zum ersten Mal von Work4Germany hörte. Das war kurz vor Weihnachten und passte perfekt zu meinem Vorhaben, mir für das neue Jahr bewusst neue Ziele und Herausforderungen in einem anderen Kontext zu setzen. Da mir sinnorientiertes Arbeiten besonders wichtig ist und ich die deutsche Verwaltung spannend finde, habe ich mich schlussendlich als Fellow beworben. Nach zwei sehr angenehmen Vorstellungsgesprächen erhielt ich zu meiner Freude die Zusage. Anschließend musste ich nur noch meine Arbeitgeber:innen dafür gewinnen, dass es eine gute Idee ist, mich für ein halbes Jahr an die Verwaltung auszuleihen. Das hat ehrlicherweise etwas Überzeugungsarbeit gekostet, wurde aber am Ende möglich gemacht und toll unterstützt.

Lisa
Meine persönliche Lernreise begann in der Anfangszeit der Pandemie im Mai 2020, als ich meiner damaligen Chefin bei einem Spaziergang mitteilte, dass ich meine Rolle als Personalleiterin in einem erfolgreichen Berliner Start-up verlassen würde. Mit dem Ende meiner Ausbildung zur systemischen Organisationsberaterin spürte ich es wohl schon länger: Die Zeit für eine neue Herausforderung steht an! Ich machte mich selbständig und auf die Suche nach aufregenden und neuen Organisationskontexten. Auf die Berliner Bubble war Verlass: Ich erfuhr von Work4Germany und dachte mir: Das ist zu gut, um wahr zu sein! Fast ungläubig also – und auch ganz schön unsicher aufgrund meiner bis dahin fehlenden Verwaltungserfahrung – bewarb ich mich und wurde zu meiner Freude angenommen. Da war klar: Ich tauche von der Start-up-Welt in den Ministeriums-Kosmos ab! Was für ein Kontrastprogramm!

Christian
Dann hieß es erstmal warten: auf das Matching, das Kennenlernen mit den Fellows und den Tandempartner:innen aus den Ministerien. Wenn man mich vorher gefragt hat, wo ich auf keinen Fall hin will, habe ich immer gesagt: „Eigentlich egal, Hauptsache nicht Verteidigung oder Finanzen“. Als ich dann das Ergebnis des Matching gesehen habe, war ich – vorsichtig gesagt – überrascht, weil ich genau im Finanzministerium gelandet bin. Ich habe es als meine persönliche Lernreise angenommen. Nachdem ich dann meine Tandempartner:innen und Mit-Fellows kennengelernt hatte, gab es nur noch Vorfreude. Trotzdem wusste ich noch nicht genau, was ganz konkret in meinem Projekt mit dem Titel „Partizipatives Gestalten neuer Prozesse im Personalreferat des BMFs“ auf mich zukommen würde.

Lisa
Bei meinem Projekt-Matching war ich richtig froh! Hätte ich selbst wählen dürfen, wäre es auch das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) geworden. Dafür war ich bei meinem Projektthema (Digitales Onboarding neuer Beschäftigter) hin- und hergerissen. Einerseits war mir klar, dass ich hier all meine Fähigkeiten aus meinen vorherigen Personalrollen einbringen kann – auch ohne Erfahrung, wie Verwaltung tickt. Andererseits hatte ich ein weniger konkretes Projekt und mir weniger bekanntes Thema erwartet. Als ich während des Kennenlern-Videotelefonats erstmals alle anderen Co-Fellows und Tandenmpartner:innen in ihren kleinen Kacheln sah, war direkt klar: Das wird eine richtig gute Reise. Ich ließ mich spätestens ab diesem Zeitpunkt voll und ganz auf die kommenden Eindrücke ein.

Christian
Was dann kam, war die wohl großartigste Einführungswoche, die ich je erlebt habe. Das Work4Germany-Team hat mit ganz viel Liebe und Sorgfalt dafür gesorgt, dass wir uns als Fellows begegnen konnten. Ich war begeistert von meinen Mit-Fellows, ihrer geballten Kompetenz, der vielen Erfahrung und der großen Offenheit für Menschen und gemeinsames Lernen. In der Einführung gab es sehr viel Raum für Fragen. Die Inhalte und das persönliche Kennenlernen der Tandempartner:innen aus den Ministerien wiederum erlaubten es mir, erstmals ein wenig in die deutsche Verwaltung einzutauchen. Bei mir waren es gleich vier Mitarbeitende aus dem Finanzministerium. Das waren im ersten Moment ziemlich viele Kontaktpersonen. Später war das gut: Es gab immer Menschen, die ich ansprechen konnte.

Trotz der guten Stimmung und Einführung hatte ich Respekt vor meinem ersten Tag in meinem Referat im Ministerium. Mein Referat ist im Hauptgebäude des BMF beheimatet. Ein Gebäude, das ursprünglich das NS-Reichsluftfahrtministerium war und das so gebaut ist, das Individuum durch seine Architektur kleinzumachen oder zu halten. Unendliche Flure, riesige Säule und über 1.000 Büroräume. Man hört dort eine Person schon lange bevor man sie sieht. Aber da waren ja auch noch meine Mit-BMF-Fellows Christiane, Katrin und Benjamin und meine Tandempartner:innen, die mir den Start sehr erleichtert haben. Gleich am ersten Tag haben wir dank einer spannenden Hausführung das Gebäude besser kennengelernt und bis heute habe ich mich gar nicht so oft verlaufen.

Die ersten Tage und Wochen waren dennoch eine große Umstellung: nur Einzelbüros, oft mit geschlossenen Türen, Besprechungsräume mit 80er-Jahre Flair, Materialbestellung, Laufzettel. Als ich dann am ersten Tag auch noch aus Versehen im Ministerbüro angerufen habe und damit so gar nicht den Dienstweg eingehalten hatte, war klar: Willkommen in der Verwaltung, hier laufen Dinge etwas anders.

Lisa
Was dann für mich wiederum kam, war wohl die ernüchternste Einführungswoche, die ich je hatte. Ich war durch eine Krankheit völlig außer Gefecht gesetzt. Ein ganz schöner Dämpfer für mich. Wie sollte ich denn jetzt wichtige Kontakte knüpfen, die mir helfen könnten, wenn ich in der Verwaltung nicht weiter wüsste? Die Nervosität vor dem Verwaltungsalltag blieb dadurch auch erstmal. Dankenswerterweise stellte sich heraus, dass das Work4Germany-Team auch das im Blick hatte und ich digital an der Einführungswoche teilnehmen konnte. Dadurch war ich trotzdem von Beginn an voll inkludiert. Auch meine drei Co-Fellows haben mir da sehr geholfen. Meine ersten Eindrücke ähneln Christians. Das BMWK-Hauptgebäude, ein altes Invalidenkrankenhaus, lud geradezu zum Verlaufen ein. Wie mir später Robert Habeck zu seiner Onboarding-Erfahrung sinngemäß verraten würde: „An meinem ersten Arbeitstag, als ich in das BMWK kam, war alles groß – die Räume, die hohen Decken. Und dann sah ich die Treppen und dachte, das ist ein bisschen wie bei Harry Potter. Wenn die sich jetzt noch bewegen, dann bist du hier in Hogwarts und völlig verloren.”

Christian
Meine Tandempartner:innen aus dem BMF und mein Referat haben es mir an vielen Stellen sehr leicht gemacht, mich willkommen, gebraucht und wertgeschätzt zu fühlen: sei es durch geduldiges Zuhören und Beantworten meiner vielen Fragen oder durch die aktive Mitarbeit in Workshops und Meetings. Ich hatte immer das Gefühl, dass meine Ideen auf sehr fruchtbaren Boden stießen und mein Referat bereit für Veränderungen und das Ausprobieren neuer Ansätze war. Und so haben wir Visionen entwickelt, das Referat als Superheld:in gestaltet, mit Sprints gearbeitet, die Meetingroutine verändert und regelmäßig unsere Zusammenarbeit reflektiert. Manchmal habe ich ihnen etwas viel zugemutet und im Laufe des Fellowships haben wir uns bewusst Veränderungspausen gegönnt. Oft waren es auch die vermeintlich kleinen Dinge, die als innovativ oder positiv wahrgenommen wurden. Beispielsweise in den Meetings Check-ins und Check-outs einzuführen oder das gemeinsame Erarbeiten von Lösungsprototypen mittels Post-its. Und wenn wir über Herausforderungen im Referat oder bei Prozessen sprachen, haben wir versucht, uns erst intensiv mit der Problemanalyse zu befassen und dann ganz offen in den Lösungsraum zu treten. Wir haben im Kleinteam (bestehend aus vier Tandempartner:innen und mir als Fellow) besonders eng an der Verbesserung von referatsinternen Prozessen gearbeitet. Zugleich haben wir immer versucht, alle Mitglieder des Referats (es waren insgesamt 35 Personen) bei der Problemanalyse und der Lösungsentwicklung mit einzubeziehen.

Lisa
Auch ich hatte das Glück, mit mehreren Tandempartner:innen zu arbeiten. Schon das erste Kennenlernen versprach viel Neugier und Offenheit, Neues zu lernen und sich auf die Welt des Gegenübers einzulassen. Mein Arbeitsplatz glich einem Moderationshimmel, denn für mich wurden Whiteboard, Flipchart und Moderationsmaterial extra organisiert, in der Annahme, dass ich das wohl brauchen würde. Der erste Termin in der zehnköpfigen Projektgruppe war bereits für den dritten Tag angesetzt. Ich erinnere mich, wie ich mich – wohlgemerkt als Freiberuflerin mit maximaler Weisungsfreiheit – zu Beginn etwas eingeengt fühlte. Leitungsvorlagen schreiben, Tagesabläufe klären wollen, Workshops detailliert vorbesprechen. An Tag zwei widmeten wir uns direkt erfolgreich dem Thema: Umgang mit Spannungen zwischen Struktur und Flexibilität. Was uns dabei unter anderem half? Die Frage: „Wollt/könnt ihr euch überraschen lassen?“ Der erste Workshop war eine wahre Überraschung und wurde, ein Glück, zum vollen Erfolg. Der Grundstein für die Optimierung und Digitalisierung des Onboardingprozesses im BMWK war gesetzt. Die Menschen im Projektteam waren hoch motiviert und äußerst geduldig, denn was folgte, waren einige Wochen im Problemraum. Daraus entstanden unter anderem ein sehr langer Service Blueprint, also die Visualisierung des Ist-Prozesses, sowie augenöffnende Erkenntnisse dank Interviews mit neuen Beschäftigten. Diese („narrativen“) Interviews waren ergebnisoffen, ohne strukturierten Leitfaden. Es gab eine Einstiegsfrage und dann entwickelte sich das Gespräch dorthin, wo die interviewte Person das wollte. So „unplanmäßig“ in ein Gespräch im Ministerium zu gehen, ist etwas sehr Besonderes gewesen und ein großes Learning für alle, die Interviews führen. Die Idee, einfach mal die Beschäftigten zu fragen und dadurch das Problem erst einmal aus der Sicht der Nutzer:innen zu verstehen, lebt bis heute im Referat fort.

Christian
Natürlich hat nicht alles funktioniert. Das Sommerloch hat uns viel Veränderungsdynamik gekostet und am Ende war es noch mal ein Kraftakt, zu wirklichen Veränderungen zu kommen und auch konkrete Ergebnisse zu erzielen. Und doch habe ich mich die meiste Zeit sehr wohl im Finanzministerium gefühlt, was an den tollen Menschen vor Ort lag, die so gar nicht dem Klischee des Berufsbeamtentums entsprachen. Da war einfach sehr viel Wollen, viel Dankbarkeit für die methodische Unterstützung und den Fokus auf das „WIE“.

Das Work4Germany-Team hat mich laufend begleitet und mir Reflexionsmöglichkeiten und Austausch geboten. Die Fellow-Fridays, regelmäßige Austauschtermine mit anderen Fellows, waren immer ein Highlight, weil ich menschlich und methodisch sehr viel lernen konnte. Wir konnten einfach viel ausprobieren und uns gegenseitig auch emotional unterstützen. Denn natürlich gab es auch Konflikte oder andere schwierige Situationen in der gemeinsamen Arbeit im Ministerium. So fehlte mir manchmal einfach Geschwindigkeit oder es gab frustrierende Momente, wenn etwas nicht so richtig klappen wollte. Beispielsweise wurden bestimmte Meetingformate oder meine Versuche, die Feedbackkultur zu stärken, nicht vollständig angenommen. Da waren die anderen Fellows pures Gold wert, indem ich mein Herz ausschütten und nach Rat fragen konnte. Bei aller Unterschiedlichkeit der Charaktere und Hintergründe einte uns der Wille, einen Beitrag zur Veränderung in der Verwaltung zu leisten und dabei die Menschen in den Mittelpunkt zu stellen. Auch die gemeinsame Klassenfahrt – offiziell hieß sie Exkursion – hat dazu beigetragen, dass wir uns als Gruppe besser kennengelernt haben und Verbindungen untereinander knüpfen konnten.

Lisa
Das Sommerloch machte als Dämpfer auch vor meinem Team, und insbesondere vor mir, keinen Halt. Wir befanden uns auf der Zielgeraden des Fellowships und mir ging es nicht schnell genug. Hier hat auch mir der Austausch mit anderen Fellows und der offene Umgang in unserem Tandem sehr geholfen, um dem Frust Raum zu geben und den Blick auf die Erfolge zu richten. Das Sommerloch bot letztlich auch tolle Möglichkeiten. Bevor wir als Projektgruppe uns an die Entwicklung und Umsetzung von Lösungen machten, konnte ich mich bei anderen Vorhaben noch mehr austoben. Denn so ein Fellowship ist nicht nur das eine Projekt. Work4Germany ist im Ministerium mittlerweile ein etabliertes Konzept, das für viel Innovation steht. So fragten immer mehr Menschen im BMWK uns Fellows an, wenn es um „out-of-the-box”-Ansätze ging. „Wir kommen mit unseren üblichen Besprechungsformaten nicht weiter. Wir brauchen etwas ganz anderes.” Gesagt, getan. Wir waren die, die Kudo-Karten im Haus verteilten, die im Park Coachings durchführten und innovative Workshops hielten. Wie aufgeschlossen, dankbar und mutig sich die Mitarbeitenden auf Neues einließen, wird immer eines meiner Highlights bleiben. In der Verwaltung tut sich definitiv was!

Christian
Insgesamt kann ich das Fellowship nur empfehlen. Es hat mir neue Sichtweisen ermöglicht, ich konnte menschlich und methodisch wachsen und habe sehr viel Wertschätzung erfahren. Ich habe gelernt, wie wichtig es ist, mutig zu sein und aus meiner Komfortzone herauszugehen.

Nach einer grandiosen Abschlussveranstaltung Ende Oktober war alles auf einmal vorbei und ich bin in ein kleines Loch gefallen. Das Fellowship war eine unglaublich intensive und bereichernde Zeit. Danach wieder in den alten Job zurückzugehen, das war hart. Zumal ich im Fellowship entschieden hatte, meine bisherige Arbeit möglichst bald aufzugeben. Ich habe in diesem halben Jahr nicht nur die Verwaltung kennengelernt, sondern auch einiges über mich und meine persönliche Veränderungsbereitschaft gelernt. So habe ich letztendlich den Mut gefunden, etwas Neues zu wagen und mein Faible für Verwaltung noch etwas intensiver zu pflegen. Seit dem 1. Februar 2023 arbeite ich nun als agiler Coach und Veränderungsbegleiter im Finanzministerium, indem ich Teams und Führungskräfte bei selbstorganisiertem Arbeiten unterstütze. Eine wirklich spannende persönliche Reise für mich, wenn man bedenkt, dass ich am Anfang noch gesagt habe „Hauptsache nicht Verteidigung oder Finanzen“ und jetzt meine Zeit im BMF sogar verlängert habe.

Das war eine bewusste Entscheidung für die Verwaltung, denn mit dem neuen Job bin ich – anders als im Fellowship – ganzer Teil der Strukturen und Prozesse des Ministeriums. Den „Exoten-Status“ habe ich nun nicht mehr, dafür mehr Zeit und ein breiteres Wirkungsfeld: Wäre das hier ein Film, dann wäre das Fellowship Teil 1 und als Titelsong würde „We can work it out“ von den Beatles laufen. Mein neuer Job wäre dann die Fortsetzung: Ende offen – aber das ist ja genau das Spannende an einer Held:innen-Reise.

Lisa
Denke ich an mein Jahr 2022, denke ich an Work4Germany: Das Fellowship hat mich gefordert, mich über mich hinauswachsen lassen und mir Einblicke geschenkt, die ich sonst nicht erhalten hätte. Ich durfte Kontakte fürs Leben knüpfen und in meiner Tätigkeit als Organisationsentwicklerin zur Brücke zwischen Privatwirtschaft und Verwaltung werden. Wie hätte ich diese wertvolle Zeit also besser abrunden können als mit einer dreimonatigen Verlängerung meines Fellowships? Am letzten Tag bekam ich das Angebot. Ich habe mich sehr gefreut und musste prompt unter Beweis stellen, wie entscheidungsfreudig und agil ich unterwegs bin.

Seit dem 1. Februar 2023 bin ich nicht mehr im BMWK. Noch ist das Loch nach Ende des Fellowships ausgeblieben, und das wird es hoffentlich auch. Denn eins steht für mich fest: Veränderungsvorhaben in der Verwaltung zu begleiten, das möchte ich nicht mehr missen. Wäre das hier ein Film, hätte mein erster Teil Überlänge und das Ende deutete ganz klar auf eine Fortsetzung hin, wenn auch nur mit Gastauftritten. Und im Hintergrund erklänge „Spice up your life” von den Spice Girls.