Recruiting beim DigitalService – Was Bewerbende erwartet

Die Stellenausschreibung ist für viele Bewerbende der erste Kontaktpunkt mit uns und dadurch ganz besonders wichtig. Darin findest Du alle relevanten Informationen zu der Position, den Aufgaben und sogar dem Gehaltsband. Darüber hinaus nutzen wir die Aus­schreibung, um deutlich zu machen, wie wir arbeiten und wofür wir stehen. Wir geben spezielle Bewerbungshinweise und beschreiben unsere Werte. Damit möchten wir Hal­tung zeigen – für Vielfalt, Chancengleichheit und kompetenzbasiertes Hiring. Für Letzteres ist der Lebenslauf am wichtigsten. Ein Anschreiben – auch wenn wir uns darüber freuen! – ist nicht erforderlich.

Der Weg ist das Ziel. Klingt nach einer Plattitüde. Doch im Fall unseres mehrteiligen Bewerbungsprozesses stimmt es. Durch mindestens vier Interviews, die sich in Schwerpunkt, Länge und Zusammensetzung der Interviewer:innen unterscheiden, bekommen wir viele, fundierte Eindrücke von Dir – und Du von uns, dem Team, dem Projekt und unserer Organisation.

So läuft der Bewerbungsprozess bei uns ab:

1. Screening Interview

2. Deep Dives

   a. Skills & Experience Deep Dive / Tech Deep Dive mit Tech Challenge

   b. Collaboration oder Peer Deep Dive

3. Leadership Get-to-Know

4. Check-out: Vertragsangebot und -verhandlung

Nach Eingang Deiner Bewerbung nehmen wir uns circa zwei Wochen Zeit für die sorg­fäl­ti­ge Sichtung der Unterlagen. Spätestens nach 14 Tagen erhältst Du eine Rückmeldung – entweder eine Einladung zum digitalen Kennenlernen oder eine Absage. Für die Termin­findung bieten wir nach Möglichkeit mehrere Optionen an.

Das erste, sogenannte Screening Interview führt Deine Ansprechperson aus dem Talent Acquisition Team und dauert meist 30 bis 45 Minuten. Es beginnt mit einer kurzen Vor­stel­lungs­run­de und beinhaltet strukturierte Fragen zu Deinen bisherigen Berufsstationen, Er­fahrungen und unseren Anforderungen für die Position. Diese strukturierten Fragen stel­len wir allen Bewerbenden, um eine Vergleichbarkeit herzustellen. Wir sprechen außerdem über Gehaltsvorstellungen, Dein bevorzugtes Startdatum und Arbeitszeitmodell – und wir schauen uns, falls nötig, gemeinsam Deine Sprachkenntnisse an. Denn abhängig von Deiner späteren Position spielen sichere Deutsch- oder Englischkenntnisse eine große Rolle – in der Zusammenarbeit mit unseren Partner:innen in der Verwaltung sowie den interdisziplinären Teams beim DigitalService. Selbstverständlich bekommst Du in diesem Interview auch Raum für Deine Fragen.

Egal, ob es für Dich nach dem Screening Interview weitergeht oder nicht, wir teilen Dir das so schnell es geht mit.

In den meisten Fällen ist das Screening Interview der erste direkte Kontakt zwischen Bewerbenden und uns. Diese Begegnung ist entscheidend – für die weitere Zusam­men­arbeit, die Klärung organisatorischer Rahmenbedingungen und nicht zuletzt dafür, ob sich jemand vorstellen kann, bei uns zu arbeiten. Eine entspannte Atmosphäre schafft die Grundlage für ein offenes Gespräch, das für beide Seiten wertvoll und wertschätzend ist.

In unseren Screening Interviews bieten wir Dir deswegen Raum für Austausch: über fachliche Themen, über Erwartungen – und darüber, wer wir sind. Bewerbende sollen nicht nur uns kennenlernen, sondern auch ein Gefühl dafür bekommen, wie wir arbeiten, was uns wichtig ist und wofür wir stehen.

Ist das Screening Interview erfolgreich verlaufen, laden wir Dich in der Regel innerhalb von spätestens einer Woche zum ersten von insgesamt zwei Deep Dives ein. Diese Ge­spräche sind die umfassendsten im Prozess und fokussieren zum einen Deine fach­lich­en Fähigkeiten und praktischen Erfahrungen, zum anderen Deine Herangehensweise an die Arbeit, die Zusammenarbeit im Team und Deine Haltung zu unseren Werten. Vom DigitalService nehmen daran stets zwei Kolleg:innen teil. Mit welchem Deep Dive der Prozess für Dich weitergeht, hängt von der jeweiligen Position, auf die Du Dich beworben hast, ab. Losgelöst von dem Titel tauchen wir in diesem Prozessschritt immer tief in Deine fachliche Expertise ein.

Für Bewerbende auf Positionen in Disziplinen wie Design oder Communications ist dieses digitale Gespräch der erste Deep Dive und dauert 60 bis 90 Minuten. In manchen Fällen beinhaltet der Termin die Präsentation von Arbeitsbeispielen oder zuvor gestellten Auf­ga­ben, mit denen Du Dein Können zeigen kannst. Die Aufgabenbeschreibung erhältst Du mit der Interview-Roadmap, die die wichtigsten Infos zu den Gesprächen zusammenfasst. Natürlich geben wir Dir eine angemessene Vorbereitungszeit. Im Anschluss an die Prä­sen­ta­tion stellen die Interviewpartner:innen vertiefende Fragen, um ein genaues Bild Deiner fachlichen Qualifikation zu bekommen – und die Eignung für das Projekt bzw. die Disziplin zu prüfen.

Für Engineering-Rollen gibt es stattdessen den Tech Deep Dive inklusive Tech Challenge. Vor dem Interview bekommst Du von uns einen Link zu einem Repository über GitHub und kannst Dich zu Hause vorbereiten. Im Tech Deep Dive (90 Minuten) stellst Du un­se­rem Interview-Duo Deine Struktur und Veränderungen im Code-Review vor. Daran schließt eine Pair-Programming-Session an, in der Du (zusammen mit unseren Engineers) neue Features programmierst und implementierst. Wir erwarten am Ende des Gesprächs keine fertigen Features – uns interessieren Deine Arbeitsweise und Problemlösungskompetenz.

Im darauffolgenden Collaboration oder Peer Deep Dive stehen die Themen Arbeitsweise, interdisziplinäre Zusammenarbeit und unsere Werte im Mittelpunkt. Je nach Position und Anforderungen kommen weitere Gesprächsthemen hinzu. Das Interview dauert in der Regel 60 Minuten. Optional findet es bei uns im Büro statt – live und in Farbe.

Die Unterscheidung zwischen den beiden Formaten liegt in der Zusammensetzung des Interview-Duos:

• Im Collaboration Deep Dive kommen die Interviewenden aus anderen Disziplinen und bringen eine interdisziplinäre Perspektive in das Gespräch ein.
• Im Peer Deep Dive stammen die Gesprächspartner:innen hingegen aus dem gleichen Projekt, auf welches Du Dich bewirbst, oder derselben Disziplin wie Du – so entsteht ein fachlich besonders tiefgehender Austausch.

So lernen beispielsweise Kandidat:innen für eine UX/UI-Design-Rolle Mitglieder aus den Disziplinen Software Engineering- und Product Management kennen. Im Rahmen des zweiten Deep Dives kann auch eine Auseinandersetzung mit unseren DigitalService Werten stattfinden.

Deep Dives in Doppelbesetzung bieten zwei Vorteile: Zum einen ermöglicht ein Interview-Duo eine genauere, ausbalancierte Beurteilung der Bewerbenden. Zum anderen hast Du auf diesem Weg die Möglichkeit, uns als Organisation, das vorgesehene Projekt und Deine zukünftigen Kolleg:innen gut kennenzulernen.

Jeder, der aus dem DigitalService Team an den Gesprächen teilnimmt, ist in der Lage, die Antworten der Bewerbenden fachlich zu beurteilen. Unsere Mitarbeitenden sind erfahren in den künftigen Aufgabengebieten des Bewerbenden, den Tools, Methoden und An­for­de­run­gen. Im Bereich Engineering beispielsweise kennen sich die Interviewenden gut mit der gesuchten Tech-Sprache aus.

Unsere Mitarbeitenden bekommen im Vorfeld außerdem ein Interviewtraining, in dem sie unter anderem in puncto Fragetechniken und Unconscious Biases geschult werden.

Uns ist es wichtig, dass unsere Bewerbenden Kontakt zu den Führungskräften bekommen. Denn wir stehen für flache Hierarchien und wollen das im Be­wer­bungs­prozess zeigen.

Im Leadership Get-to-Know lernst Du die strategische Leitung Deiner künftigen Disziplin kennen. Dieses Gespräch dauert ca. 30 Minuten. Inhaltlich geht es um den DigitalService sowie die Besonderheiten der Disziplin und Aufgaben im Bereich der Ver­wal­tungs­digitalisierung, wie unter anderem die Transformationsarbeit in unseren Projekten. Du bekommst in diesem Gespräch einen holistischen Blick auf unsere Organisation.

Mitunter kann das Leadership Get-to-Know auch nach dem Screening Interview als zweiter Prozessschritt stattfinden.

Es ist Zeit für den entscheidenden Schritt: das Angebot. In der internen Check-out-Phase entwickeln wir, basierend auf dem Feedback aller Interviewpartner:innen und unter Bezugnahme unseres Level- und Gehaltssystems, ein Angebot.

Normalerweise haben Deine Ansprechperson aus dem Talent Acquisition Team und Du während des Prozesses zu den Rahmenbedingungen Rücksprache gehalten, sodass unser Angebot den gemeinsamen Vorstellungen einer Zusammenarbeit entspricht. Unter Umständen stellst Du fest, dass es doch noch Änderungsbedarf gibt. Dafür ist jetzt der Moment.

In der Angebotsphase bekommst Du den Vertragsentwurf zugeschickt. Nach Deinem Go starten wir den digitalen Unterschriftenprozess. Und was kommt dann? Das große „Yeah!“ über Deinen baldigen Start.

Wenn wir Dir kein Angebot machen, bekommst Du von uns eine Absage – verbunden mit der Einladung für ein Abschlussgespräch.

In einigen Fällen sind bis zu sechs Personen in einem einzigen Bewerbungsprozess involviert. Das sind viele wichtige Perspektiven, die wir in der finalen Phase einholen. Wir prüfen noch einmal aus fachlicher und kollaborativer Sicht das Matching. Dieser Schritt gehört intern zu den intensivsten – unsere Entscheidungen sind im Anschluss gründlich, fair und nachhaltig. In anderen Worten: eine Entscheidung aus voller Überzeugung.

Unsere Aufgabe als Talent Acquisition Team ist es, einen transparenten, wertschätzenden Prozess sicherzustellen. Wir wissen, wie viel Hoffnung, Vorbereitung und Emotionen in einer Bewerbung stecken – und kümmern uns deswegen um eine gute Candidate Experience.

Für uns heißt das: Flexibilität und Augenhöhe. So möchten wir Bewerbende unter anderem über die variable Terminbuchung die Möglichkeit geben, den Be­wer­bungs­prozess so zu gestalten, dass er gut in ihr Berufs- und Privatleben passt. Ebenso wollen wir Raum für einen persönlichen Austausch schaffen, beispielsweise zu unserer Absage, und um Feedback zu besprechen.

Wir sind uns bewusst, dass der Interviewprozess einige Zeit in Anspruch nimmt. Zugleich legen wir großen Wert darauf, die Bewerbenden ausführlich kennenzulernen, ihnen im Gegenzug einen belastbaren Eindruck unserer Organisation, des Projekts und der Tätigkeiten zu geben – um eine fundierte Entscheidung treffen zu können. Mit diesem Blog-Beitrag geben wir Dir deswegen eine erste Orientierung zu dem, was Dich erwartet – und freuen uns über Deine Bewerbung.