Transformation in der Praxis: Projektarbeit mit der Bundesverwaltung gestalten

Ziel unserer Arbeit mit der Bundesverwaltung ist es, nutzerzentrierte digitale Produkte nach dem neuesten Stand der Technik zu schaffen. Was dabei oft von außen übersehen wird: Verwaltungsmitarbeitende arbeiten häufig unter Bedingungen, die die Entstehung solcher Produkte erschweren. So gehört das Arbeiten an Daueraufgaben („Lin­ien­auf­ga­ben“) zur Regel in der Bundesverwaltung. Die Arbeit in Projekten hingegen und das Ver­ständ­nis für die Besonderheiten von Projektarbeit stellen die Ausnahme dar. Eine Pro­jekt­ar­beit, die iterativ, interdisziplinär und wirkungsorientiert funktioniert, muss innerhalb unserer gemeinsamen Vorhaben erst einmal aufgebaut werden – inklusive der Ar­beits­be­zieh­ungen und der Vertrauensbasis, die dafür notwendig sind. Das ist es, was wir Trans­for­ma­tions­ar­beit nennen: Denn hier findet mit der Entwicklung digitaler Produkte auch ein Wandel von Arbeitskultur statt.

Dabei unterstützen die Mitglieder unseres Transformationsteams in den Projekten mit ih­rer Methodenkompetenz. Aber das alleine reicht nicht, denn Transformationsarbeit findet an vielen Stellen statt – über alle Disziplinen der Organisation hinweg! Ob Software En­gi­neer, Designer:in oder Product Manager:in: Wie geht man also vor, wenn man möchte, dass die Zusammenarbeit mit der Verwaltung gelingt?

Wir haben Wissen und Erfahrungen aus verschiedenen Teams und Disziplinen zu­sam­men­ge­tra­gen und daraus Transformations-Hacks (kurz „Trafo-Hacks“) entwickelt – praktische Kniffe für eine erfolgreiche Transformationsarbeit. Die Trafo-Hacks sind eine wachsende Sammlung kleiner Interventionen mit großer Wirkung, die uns intern bei verschiedenen Her­aus­for­de­run­gen Hilfe leisten – insbesondere beim Start des Projektes, in der Ge­stal­tung der Zusammenarbeit sowie der Kommunikation mit Stakeholdern.

Einen Einblick in unsere Sammlung der Trafo-Hacks und wie wir gemeinsam mit den Projektpartner:innen die Arbeit gestalten, stellen wir in diesem Blogbeitrag bereit.

Die Trafo-Hacks teilen sich in die folgenden drei Bereiche auf:

• Projektstart
• Zusammenarbeit
• Kommunikation

Herausforderung: Zu Beginn eines Projektes ist es oftmals schwer, das Arbeitsumfeld der Projektpartner:innen zu verstehen und die richtigen Stakeholder und Verbündeten für das Gelingen des Vorhabens zu identifizieren.

Trafo-Hack: Durch die Nutzung bestehenden Wissens innerhalb der Organisation ent­steht ein tieferes Verständnis des Arbeitskontexts der anderen Partei; es können ge­ge­be­nen­falls vorhandene Beziehungen und Erfahrungen sichtbar gemacht werden. Dafür ist oft proaktiver Austausch mit bestehenden Projekten und internen Stakeholdern notwendig.

Herausforderung: In den meisten Projekten treffen zwei unterschiedliche Welten auf­ei­nan­der. Mangelndes Verständnis des Kontextes von Projektpartner:innen führt zu Reibung, Miss­ver­ständnissen und verhindert die Arbeit auf Augenhöhe.

Trafo-Hack: Durch das kontinuierliche Reflektieren von Selbstverständnis, Wissensstand und Kontext können Missverständnisse und Überforderung reduziert werden.

Dabei hilft es, schon am Anfang eines Projektes ein tiefes Verständnis der Pro­jekt­part­ner:innen aufzubauen, um sie da abzuholen, wo sie stehen. Die regelmäßige Reflexion mithilfe der folgenden Fragen kann hier unterstützen:

• Was ist der Wissensstand der anderen Partei – z. B. in Bezug auf moderne Pro­dukt­entwicklung?
• Welches Verständnis muss geschaffen werden, um alle mit auf die Trans­for­ma­tions­reise zu nehmen?
• Wie sehen sich die Beteiligten selbst, was treibt sie an?
• Wie ist die Geschichte des Projektes, was ist vor der Zusammenarbeit passiert?
• Wie sieht der Kontext oder das System aus, in dem sich die andere Partei befindet; was passiert um sie herum?

Herausforderung: Zwischen Projektpartner:innen und Projektteam besteht ein Konflikt, es gibt gegenseitige Schuldzuweisungen. Das gemeinsame Ziel wurde aus den Augen ver­lo­ren. Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit soll etabliert werden.

Trafo-Hack: Durch die Entwicklung von oder Rückbesinnung auf gemeinsame Ziele wird der Blick auf die Zukunft gelenkt und ein „Wir“-Gefühl gefördert. Um in eine festgefahrene Situation neue Impulse hineinzugeben, kann gemeinsam an verschiedenen Fragen ge­ar­bei­tet werden:

• Was ist unser gemeinsames Ziel in diesem Projekt?
• Welche verborgenen Gemeinsamkeiten haben wir?
• Was kann jeder (an Stärken) zu dem gemeinsamen Ziel beitragen?
• Mit welchem Ziel sind wir jeweils ursprünglich in die Zusammenarbeit gestartet?

Die Rückbesinnung auf die gemeinsame Richtung und der Blick in die Zukunft verbessern die Situation und stellen die Kollaboration auf eine stabilere Basis.

Herausforderung: Die Struktur in der Zusammenarbeit zwischen Projektpartner:innen und Projektteam ist unklar. Es gibt wenig Überblick über Rollen und Verantwortungen.

Trafo-Hack: Durch die Erstellung eines Projekthandbuchs werden konkrete Details zur Zusammenarbeit in einem Dokument festgehalten und für alle zugänglich gemacht.

Das Projekthandbuch beinhaltet Abmachungen zwischen den Parteien zur gemeinsamen Arbeitsweise, Meeting-Formaten, Projektstruktur, Rollenverteilung und vieles mehr. Es sol­lte keine zukünftigen Wunschvorstellungen beinhalten, sondern lediglich den Ist-Zu­stand beschreiben. Das hilft langfristig, eine gute Zusammenarbeit zu etablieren, und dient als Hilfestellung für gemeinsame Entscheidungen.

Die Erstellung und Aktualisierung des Dokuments kosten Zeit – lohnt sich aber gerade zu Beginn eines Projektes.

Herausforderung: In der Zusammenarbeit entsteht keine wirkliche Kollaboration und es wird wenig Verantwortung für das Projekt übernommen.

Trafo-Hack: Durch die Einbindung der Verwaltungsmitarbeitenden als weitere Disziplin entsteht eine klare Zuständigkeit und ein Verantwortungsgefühl.

Durch die entstehende Wertschätzung der Fachexpertise in einer fünften Disziplin ent­steht ein neues Gefühl der Zuständigkeit, Verantwortungsübernahme und Kol­la­bo­ra­tion auf Augenhöhe. Um diesen Ansatz zu verfestigen, können auch Artefakte wie z. B. eine Teamübersicht helfen, die Zusammengehörigkeit zu visualisieren.

Herausforderung: Hauptverantwortliche in der Zusammenarbeit betreuen mehrere Pro­jek­te gleichzeitig. Dadurch resultierende Zeitengpässe erschweren Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung.

Trafo-Hack: Durch die Einführung eines dezidierten Arbeitstermins wird der Zu­sam­men­ar­beit ein klarer Rahmen gegeben, in dem Aufgaben abgearbeitet werden. Der Begriff „Ar­beits­termin“ schafft gleichzeitig eine Atmosphäre, die echten Austausch ermöglicht. Er ermöglicht, Arbeitsweisen außerhalb starrer Strukturen zu demonstrieren und gleichzeitig das Fachwissen der anderen Seite noch stärker einzubeziehen. Eine aktive Mitarbeit bei­der Seiten erleichtert zudem eine schnelle Entscheidungsfindung.

Herausforderung: Es besteht geringes Vertrauen zwischen Pro­jekt­partner:innen und Projektteam, ein Austausch auf Augenhöhe ist nicht möglich; ein Teamgefühl kommt nicht auf.

Trafo-Hack: Pro­jekt­team und -partner:innen arbeiten jeweils einmal pro Woche im Büro der anderen Partei. Durch die intensivierte (analoge) Zusammenarbeit wird ein üb­er­grei­fen­des Teamgefühl gefördert.

Dieser Ansatz birgt Mehraufwand, aber er ermöglicht einen Überblick über die Her­aus­for­de­run­gen, ein gesteigertes Alignment und kurzfristige Absprachen. Die Zusammenarbeit wird strukturierter. Das führt zu Wertschätzung, Vertrauen und gegenseitiger Empathie.

Herausforderung: Zwischen Projektpartner:innen und Projektteam besteht keine wirkliche Beziehungsebene. Der Austausch ist sehr inhaltlich getrieben und es mangelt an einer gu­ten Diskussions- und Streitkultur.

Trafo-Hack: Durch das Schaffen von Zeit und Raum für informelle Elemente im alltäglichen Arbeiten wird die Beziehung zwischen den Parteien gestärkt.

Es hilft, Raum für Informelles in den Meetings auch und vor allem abseits konkreter Methoden zu schaffen. Das können kleine Dinge sein wie:

• Leute langsam im Meeting ankommen lassen
• Small Talk führen (auch mal private Fragen stellen)
• Auf gemeinsame Interessen eingehen
• Snacks und Getränke bei Meetings bereitstellen
• Auch gemeinsame Abend-/Mittagessen sind ein guter Moment, die Sachebene zu verlassen

Herausforderung: In der Zusammenarbeit bestehen eingefahrene (de­struk­ti­ve) Hand­lungs­muster, die sich stetig wiederholen.

Trafo-Hack: Durch eine Reflexion der eigenen Muster und Handlungsweisen können neue Lösungswege in der Zusammenarbeit gefunden werden. Diese kann je nach Bedarf intern im Projektteam oder gemeinsam mit den Projektpartner:innen durchgeführt werden. In der Übung werden bestehende Muster gesammelt, visualisiert und beschrieben.

Fragen können sein:

1. Welche Muster in unserer Zusammenarbeit hast Du in den letzten Monaten beobachtet?
2. Welche positive oder negative Auswirkungen hatten sie?

Die aufkommenden Muster werden vorgestellt und diskutiert. Sie können im Weiteren da­für genutzt werden, ein gemeinsames Ziel für die Zukunft zu entwickeln, statt sich auf die Vergangenheit zu fokussieren.

Herausforderung: Es gibt keine klare Struktur in der Kommunikation mit den Pro­jekt­part­ner:innen und keinen gemeinsamen Ort, an dem diese festgehalten wird.

Trafo-Hack: Durch eine klare Strukturierung der Kommunikationskanäle (intern wie extern) wird der Bedarf an Meetings reduziert und die Zusammenarbeit verbessert.

Um die Kommunikation zu verbessern, werden Bedarfe bezüglich der Kommunikation zwi­schen Projektpartner:innen und Projektteam gesammelt und darauf basierend ein ge­mein­samer Ansatz entwickelt.

• Die Meetings können stärker strukturiert und von den Projektpartner:innen ge­wünsch­te Tools eingeführt werden, um auf Gewohnheiten der Projektpartner:innen ein­zu­ge­hen.
• Die Kommunikationskanäle können auf die Nutzung mit wenigen relevanten Mitgliedern des Projektteams beschränkt werden. Das gibt gleichzeitig dem Team mehr Raum, an der Umsetzung zu arbeiten.

Herausforderung: In der Zusammenarbeit zwischen Projektpartner:innen und Projektteam entstehen Missverständnisse, Unklarheiten und Verwirrung aufgrund einer fehlenden ge­mein­samen sprachlichen Grundlage.

Trafo-Hack: Mithilfe einer Reflexion und der Sichtbarmachung unterschiedlicher sprach­lich­er Terminologien wird eine gemeinsame Basis für die Kommunikation geschaffen.

Viele Begriffe aus der Produktentwicklungswelt sind in anderen Arbeitskontexten un­be­kannt – darunter auch Verwaltung. Zu Beginn eines Projektes ist es daher hilfreich, von Projektpartner:innen und Projektteam genutzte Terminologien intern zu reflektieren, zu analysieren und gegebenenfalls zu übersetzen. Darauf basierend können in einer ge­mein­samen Arbeitssession sprachliche Unterschiede benannt werden, um sich auf eine Re­ge­lung zu einigen. Die Nutzung von sprachlichen Begriffen aus dem jeweils anderen Kontext hilft, sich auf diesen einzulassen und Expertise zu gewinnen.

Herausforderung: Die Komplexität des Vorhabens scheint unüberschaubar und es sind keine einfachen Lösungen in Sicht. Das sorgt für Verunsicherung.

Trafo-Hack: Durch die Übersetzung der Komplexität im Projekt in einfach verständliche Grafiken wird eine Gesprächsgrundlage für die Zusammenarbeit geschaffen.

Im Kontext der Verwaltungsdigitalisierung ist die Nutzendenlandschaft oft hochkomplex. Viele Stakeholder haben eigene, meist unübersichtliche Software-Ökosysteme aufgebaut. Um zu vereinheitlichen und Schnittstellen zu schaffen, hilft es, Prozessvisualisierungen für die Landschaft zu schaffen. Anhand dieser lassen sich Schnittstellen und Her­aus­for­de­run­gen diskutieren und Szenarien und Ideen greifbar machen.

Herausforderung: Es gibt große Vorbehalte in der Zusammenarbeit, starke Fokussierung auf Barrieren und dadurch eine ausgeprägte Negativität.

Trafo-Hack: Bewusst auch negative Emotionen einzuladen, um eine bessere Grundlage für mehr Verständnis untereinander zu schaffen.

Um sich nicht nur auf einer technischen Ebene zu begegnen, kann – wenn nötig auch im Rahmen bestehender Formate – Raum gegeben werden, Sorgen und Zweifel zu äußern. Diese zu kennen, hilft dabei, Handlungsmuster besser zu verstehen. Auch das Gefühl, gemeinsam an einer Herausforderung zu arbeiten, kann so gestärkt und Lösungsansätze besser sichtbar gemacht werden.

Herausforderung: In Meetings entsteht das Gefühl, dass Mitarbeitende nicht offen sprechen können. Diese Situation belastet die Zusammenarbeit.

Lösung: Verschiedene Kommunikationskanäle (Telefon, Videocall, persönlich) können einen großen Unterschied für die Zusammenarbeit machen. In einem neuen Setting können mitunter wertvollere Gespräche geführt werden. Es lohnt sich, verschiedene Kommunikationskanäle zu testen, um einen passenden für jede Person zu finden. Die emotionale Sicherheit spielt dabei eine entscheidende Rolle.