Von Tech4Germany zum Digital­Service – von studen­tischer Initiative zur Bundes-GmbH

Was 2018 als studentische Initiative mit großen Zielen startete, ist nun eine Organisation, die als Bundes-GmbH mit zwei Fellowship-Programmen und einer Software-Entwicklungseinheit die Digitalisierung der Bundesverwaltung vorantreibt. Wir werden immer wieder gefragt, wie wir es geschafft haben, das Programm in den drei Jahren aufzusetzen, zu skalieren, auszugründen und letztendlich mit der DigitalService4Germany GmbH zu verstetigen. Zeit einen Blick zurückzuwerfen.

Wir haben Tech4Germany vor drei Jahren mit folgenden Zielen gestartet: (1) studentischen Entwickler:innen, Designer:innen und Produktmanager:innen eine Möglichkeit zu geben, sich für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung einzusetzen und (2) gleichzeitig in der Bundesverwaltung erfahrbar zu machen, wie agile und nutzerzentrierte Software-Entwicklung zu besseren digitalen Lösungen führt.

Während ich in diesem Teil darauf eingehe, wie wir das Programm in den letzten Jahren weiterentwickelt haben, folgt bald ein weiterer Teil über unsere Erkenntnisse und Learnings.

Während es in vielen anderen Ländern bereits Möglichkeiten gibt, sich als Technologist für einen begrenzten Zeitraum in der öffentlichen Verwaltung einzubringen (allein in den USA gibt es Coding it forward, die Presidential Innovation Fellows, und das Code for America Community Fellowship) waren und sind die Möglichkeiten in Deutschland rar. Gleichzeitig steht der öffentliche Sektor insbesondere im IT-Bereich einem enormen Fachkräftemangel gegenüber.

Das Fellowship startete mit einer E-Mail, die Andrej Safundzic an Helge Braun, den damaligen Chef des Bundeskanzleramtes, sendete. Andrej, der sich noch nie leicht von etwas abhalten ließ, probierte auf gut Glück verschiedene E-Mail-Kombinationen aus bis eine durchging und im E-Mail-Postfach des Kanzleramtschefs landete. Helge Braun war zu diesem Zeitpunkt erst wenige Wochen im Amt und die Digitalisierung der Verwaltung hatte gerade erheblich an Dringlichkeit gewonnen. In der E-Mail pitchte Andrej die Idee für das Fellowship-Programm: 10 interdisziplinäre Digital-Talente, die 10 Wochen lang mit agilen Methoden und einem kontinuierlichen Nutzerfokus an Projekten der Bundesverwaltung arbeiten.

Im Pilotjahr war es unser Ziel zu beweisen, dass es Entwickler:innen, Designer:innen und Produktmanager:innen gibt, die Interesse und Lust haben für die Verwaltung zu arbeiten und, dass diese interdisziplinären mit agilen und nutzerzentrierten Methoden arbeitenden Teams auch in einer kurzen Zeit einen Mehrwert für Projekte der Verwaltung haben.

Zwischen der ersten E-Mail, in der Andrej die Programmidee an Helge Braun herantrug und dem Start des Fellowships vergingen nur knapp fünf Monate. Nach einem Kennenlerngespräch, in dem die Idee vorgestellt wurde, kam die Zusage: Helge Braun übernimmt die Schirmherrschaft für das Fellowship. Über das Bundeskanzleramt wurde Kontakt zum ITZBund, dem zentralen IT-Dienstleister des Bundes hergestellt, der mit zwei Projekten an dem Pilotjahrgang von Tech4Germany teilnahm. Nach etlichen Gesprächen, einem erneuten Beharren von Andrej (angeblich ist er in mehrere Taxis von Stiftungsleiter:innen gesprungen, um Tech4Germany zu pitchen) und Projektanträgen gewannen wir eine Projektförderung durch die VolkswagenStiftung in Höhe von 191.000 €. Mit dieser Summe konnten wir die Kosten für die ersten zwei Jahre Tech4Germany decken: Stipendien für die Fellows, Programmkosten und Exkursion. Die Fellows – 5 Entwickler:innen, 3 Produktmanager:innen und eine Designer:in – fanden wir über Postings in Facebook-Gruppen und Outreach über Social Media.

Wir arbeiteten in dem Jahr an zwei Themen: dem Nutzerkonto Bund und der Webseite Zollauktion. In beiden Projekten führten wir Interviews mit Nutzer:innen und Stakeholdern und entwickelten erste Prototypen, die wir kontinuierlich testeten und verbesserten.

Was für uns ein selbstverständliches Vorgehen war, war für unsere Projektpartner, die Lastenhefte und detaillierte Anforderungsspezifikationen gewohnt waren, ungewohnt. An vielen Stellen ließ man uns den Freiraum, um unsere „verrückten“ Methoden auszuprobieren.

Zusammenfassend kann man sagen, dass der Proof of Concept erfolgreich war: Wir fanden engagierte und talentierte Fellows, wir konnten durch die agile und nutzerzentrierte Herangehensweisen sichtbaren Mehrwert für die Projekte schaffen und die Projektpartner haben nach diesen ersten 10 Wochen die Vorteile auf diese Art und Weise zu arbeiten verstanden. Das Bundeskanzleramt sowie der ITZBund waren so zufrieden, dass Helge Braun seine Schirmherrschaft verlängerte.

Gleichzeitig haben wir in dem Jahr viel über die kulturellen Unterschiede zwischen der Verwaltung und dem Start-up-Kontext, aus dem viele von uns kamen, gelernt.

So wurden wir häufiger gefragt, welchen Mehrwert denn Personen, die Psychologie oder Design studiert haben, auf einem IT-Projekt leisten könnten. Auch das Vorgehen, Nutzer:innen zu ihren Problemen zu befragen, stieß auf Bedenken. Was wenn damit falsche Erwartungen geschürt werden?

Was uns motivierte weiterzumachen war, dass die gleichen Personen am Ende des Fellowships voller Überzeugung die Notwendigkeit von interdisziplinären Projektteams für die erfolgreiche Umsetzung von Digitalprojekten vertraten und begannen, ihre eigenen Arbeitsweisen zu reflektieren.

Welche Erkenntnisse wir aus dem ersten Jahr gezogen haben und wie wir dementsprechend das Programm angepasst haben, erfahrt ihr in einem zweiten Blogpost.

Tech4Germany hat nur ausreichend Impact, wenn es breit gestreut wird. Im zweiten Jahr wollten wir daher beweisen, dass wir das Programm skalieren können und, dass insbesondere auch in anderen Behörden Interesse daran besteht, mit externen Digitaltalenten agil und nutzerzentriert zu arbeiten.

Neben unserem Projektpartner aus 2018, dem ITZBund, haben auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF), das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) und das Auswärtiges Amt (AA) eigenständig Interesse angemeldet und mit Projekten bei Tech4Germany mitgemacht.

Für die 6 Projekte haben wir in 2019 insgesamt 27 Fellows gefunden.

2019 hatte viele Höhepunkte. Wir fuhren mit den Fellows nach London und trafen uns mit dem Government Digital Service. Dreimal so viele Projekte und Fellows brachten zwar auch mehr Arbeit, aber eines wurde im Verlauf des zweiten Jahres immer deutlicher: Es besteht ernsthaftes Interesse von beiden Seiten diese Art der Zusammenarbeit zwischen Digitaltalenten und Verwaltung auch über das Fellowship hinaus zu ermöglichen.

Nachdem wir im ersten Jahr nur intern vor den Projektpartnern die Endergebnisse vorgestellt hatten, wollten wir 2019 allen Interessierten aus der Verwaltung die Möglichkeit geben, dabei zu sein. Wir organisierten eine Abschlussveranstaltung im Weltsaal des Auswärtigen Amtes zu der fast 400 Gäste aus allen Bundesministerien und viele Pressevertreter:innen kamen. Mehrmals mussten wir umdisponieren, um weitere Stuhlreihen hinzuzufügen ohne den Feuerschutz zu gefährden. Auf der Veranstaltung stellten Fellows und Verwaltungsmitarbeiter:innen gemeinsam die Ergebnisse ihrer Zusammenarbeit vor. Noch heute kommen immer wieder Verwaltungsmitarbeitende auf uns zu und sagen, dass sie während der Veranstaltung durch die anschaulichen Präsentationen und die konkreten Berichte aus dem Verwaltungskontext die Vorteile nutzerzentrierten Arbeitens erstmals richtig verstanden haben.

Nur wenige Wochen später folgte das nächste Highlight. Der Ritterschlag: Wir durften einzelne Projektergebnisse auf der Kabinettsklausur vor Angela Merkel und ihrem gesamten Kabinett präsentieren.

Zeitgleich wussten wir, dass die Finanzierung durch die VolkswagenStiftung Ende des Fellowships auslaufen würde und arbeiteten daher parallel zum Fellowship-Programm mit Hoch- und Nachdruck daran, eine Folgefinanzierung zu finden.

Die Initiierung und Organisation des Fellowships war bis dato nur durch einen hohen ehrenamtlichen Einsatz von Andrej, Christina und mir, Sonja, möglich. Sowohl wir als Gründungsteam als auch die Alumni des Programms verbrachten viele Abende und Wochenenden damit, um das Programm zu organisieren: Koordination mit Projektpartner:innen, Rekrutierung der Fellows, Organisation eines Begleitprogramms, Pressearbeit, Stakeholdermanagement und mehr. Wir wussten, dass für eine weitere Professionalisierung des Programms ein Team erforderlich ist, das Vollzeit und dauerhaft an den verschiedenen Aufgabenbereichen arbeiten kann.

Für uns war wichtig, dass ein Programm, das der Bundesverwaltung zu Gute kommt auch von dieser finanziert wird. Hätte sich in der Bundesverwaltung keine Finanzierungsmöglichkeit gefunden, wäre das für uns ein Zeichen gewesen, dass das Programm keinen ausreichenden Mehrwert stiftet oder die Zeit für ein solches Programm doch noch nicht reif ist. In dem Fall hätten wir es vermutlich eher eingestellt, als noch einmal eine Finanzierung aus dem Stiftungssektor anzustreben.

Über das Jahr sprachen wir mit jedem und jeder aus der Bundesverwaltung, der:die uns zuhören wollte. Wir schrieben Konzepte, Pitches und Projektanträge und legten unser Vorhaben dar. Nicht selten bekamen wir die Rückmeldung, dass das Programm noch zu unkonkret sei, die rechtlichen Rahmenbedingungen noch nicht ausreichend geklärt. Wir merkten, dass unser Vorgehen der agilen Organisationsentwicklung (Lean Start-up) nicht wirklich zu den Förderlogiken der öffentlichen Hand passte, die enorm viel Vorarbeit, Nachweise bisheriger Aktivitäten und Durchplanung der gesamten Projektförderphase vorab erwarten.

Wir wiederum glaubten an den offenen Prozess. Wir glaubten, dass wir einen wirklichen Mehrwert dann stiften würden, wenn wir Annahmen schnell testen und in die Umsetzung bringen und gleichzeitig unsere Wirklogik regelmäßig hinterfragen können. Und von diesem Standpunkt rückten wir auch nicht ab. Entsprechend herausfordernd gestaltete sich die Suche. Mit Markus Richter, IT-Beauftragter der Bundesregierung, und dem Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) fanden wir im Geschäftsbereich des BMI im September 2019 mutige Förderer, die genau wie wir an den Mehrwert von Tech4Germany glaubten. Wir gründeten die 4Germany UG und erhielten eine Zuwendung in Höhe von 1,8 Millionen €. Mit den Mitteln war es uns möglich, Tech4Germany ein Jahr weiterzuführen und unsere eigentlichen Jobs zu kündigen, um selbst Vollzeit für die Programme zu arbeiten und parallel das ergänzende Schwesterprogramm Work4Germany aufzubauen. Mit der Finanzierung konnten wir erstmals weitere Teammitglieder suchen, um Tech4Germany zu organisieren und mit Work4Germany ein zweites Fellowship-Programm zu starten.

Mit der Finanzierung für 2020 durch die Verwaltung und dem dadurch wachsenden Team wollten wir das Programm und unsere Arbeit selbst nachhaltig etablieren. Nachdem wir in den ersten zwei Jahren noch unter einem gewissen Welpenschutz standen, durch den uns Tritte in das ein oder andere Fettnäpfchen verwaltungsseitig nachgesehen wurden, wollten wir unser Standing als ernstzunehmender Partner der Verwaltung weiter ausbauen. Mit dem Start des Vollzeitteams bedeutete dies, das Unternehmen und die Teamkultur aufzubauen und Prozesse aus den vergangenen Jahren zu überdenken, zu professionalisieren und zu etablieren.

So führten wir erstmals ein strukturiertes Bewerbungs- und Auswahlverfahren für Projekte ein. Die Projekte in den Pilotjahren zuvor ergaben sich hauptsächlich aus bestehenden Kontakten oder Weiterempfehlungen. Insbesondere vor dem Hintergrund der Bundesfinanzierung war es uns nun wichtig, allen Ministerien einen gleichberechtigten Zugang zu ermöglichen und eine unabhängige Auswahl zu treffen.

Nachdem die Abschlussveranstaltung 2019 bereits geholfen hatte, die Bekanntheit des Programms in allen Bundesministerien zu erhöhen, schrieben wir zusätzlich die Digitalisierungsverantwort­lichen in allen Ministerien kalt an, um für eine Teilnahme zu werben. Wo wir keine E-Mail-Adresse hatten, verließen wir uns wieder darauf verschiedene Kombinationen zu probieren, bis eine E-Mail durchging. Zwischen November und Januar absolvierten wir rund 50 Meetings mit verschiedenen Stellen, um das Programm vorzustellen und bei der Projektbewerbung zu unterstützen.

Ein riesiger personeller Aufwand, der sich aber gelohnt hat: 14 verschiedene Ministerien und 7 Behörden reichten insgesamt fast 70 Projekte ein. Um die Auswahl der Projekte fair zu gestalten – in den Jahren zuvor hatten wir nie mehr Interesse als Projektplätze –, setzten wir erstmals eine unabhängige Jury ein.

Auch optisch entwickelte sich Tech4Germany weiter. Bereits Ende 2019 stellten wir unser neues Logo und die neue Website vor, die zeitgleich auch eine geschlossene Corporate Identity mit Work4Germany bildete.

Es gab wenige Bereiche, die in diesem Jahr keine Änderung erfahren haben. Wir veranstalteten Workshops, in denen wir die Projekte mit den Partnern vorbereiteten. Für Fellows und Projektpartner entwarfen wir ein begleitendes Programm, in dem sie sich und ihre gegenseitigen Arbeitskulturen besser kennenlernten. Ob die beiden Gruppen ein besseres gegenseitiges Verständnis entwickelt haben, erkundeten wir in einer strukturierten Evaluation. Auch die Dokumentation und begleitende Kommunikation der Projekte unterstützten wir deutlich mehr. Eine Evaluation des gesamten Fellowships ist hier zu finden. Eine etwas ausführlichere Beschreibung all der Learnings, die in die Weiterentwicklung des Programms eingeflossen sind, folgt in einem zweiten Blogpost.

Nachdem wir die Verwaltung zwei Jahre lang mit Tech4Germany von den Vorteilen nutzerzentrierter Software-Entwicklung überzeugen konnten, wurde für uns eine Sache immer klarer: Es benötigt eine agil und nutzerzentriert arbeitende Einheit im Staat, die ganzjährig Digitalprodukte über die Prototypisierung hinaus auch umsetzen kann. Wie eine solche Einheit aussehen kann, durften wir bereits 2019 bei einem Besuch des Government Digital Service (GDS) in London kennenlernen. Das dortige Team startete bereits 2012 und bestand mittlerweile aus mehreren hunderten Entwickler:innen, Designer:innen, Produktmanager:innen und vielen anderen Profilen, nach denen man in der deutschen Verwaltung häufig vergeblich suchte. Der Besuch bei GDS 2019 zeigte uns was alles möglich war. Sowohl wir als auch die Fellows 2019 waren nachhaltig beeindruckt und inspiriert von dem Potenzial einer solchen Einheit auch für die deutsche Verwaltung.

Das 12-wöchige Fellowship-Programm bot die Möglichkeit, Ideen zu entwickeln und Projekte früh in die richtige Richtung zu lenken. Die anschließende Umsetzung der Prototypen lag allerdings nicht mehr in unserer Hand und erfolgte häufig nach alten Mustern.

Zeitgleich äußerten sowohl Projektpartner aus den Ministerien als auch Fellows vermehrt Interesse, längerfristig mit und bei uns zu arbeiten.

Das Bundeskanzleramt hatte unabhängig bereits eigene Überlegungen zu einer Digital Transformation Taskforce (DTT) angestellt, die ein ähnliches Ziel haben sollte. Nach Gesprächen, der Prüfung verschiedener Optionen und Organisationsformen erhielten wir Ende 2020 vom Bundeskanzleramt die Anfrage, die 4Germany UG zu übernehmen. Die 4Germany UG sollte als Nukleus für den Aufbau eines deutschen Digital Service genutzt werden. Für uns war dies die perfekte Möglichkeit, eine Einheit aufzubauen, die dort weitermachen kann, wo wir mit Tech4Germany normalerweise aufhören mussten. Mit dem DigitalService können wir nicht nur die Vorteile nutzerzentrierter und agiler Software-Entwicklung in den Ministerien erfahrbar machen, sondern diese auch direkt zu den Bürger:innen bringen. In diesem Zuge wurde im September 2020 aus der 4Germany UG die DigitalService4Germany GmbH. Das Ziel: neben den Fellowship Programmen eine bundeseigene Software Entwicklungs Einheit aufzubauen, die digitale Lösungen für und mit der Bundesverwaltung entwickelt, die besser für alle funktionieren.

Beide Fellowship-Programme haben sich mittlerweile innerhalb der Bundesverwaltung einen Namen gemacht. Die Reise ist jedoch noch längst nicht abgeschlossen. Mit der Übernahme durch den Bund haben wir 2021 auch noch einmal innegehalten und die Wirklogik des Fellowships hinterfragt, um angepasste Schwerpunkte zu setzen.

2021 führen wir erstmals ein strukturiertes Weiterbildungsprogramm für Projektpartner:innen aus der Verwaltung ein, das die praktische Zusammenarbeit, die im Fellowship stattfindet, mit theoretischen Grundlagen und anwendungsorientierten Workshops komplementiert. Darüber hinaus legen wir einen größeren Fokus auf Vernetzung der Teilnehmenden auch über die Dauer der Programme hinaus und auf eine transparentere Kommunikation unserer Arbeit und Erkenntnisse. Wir werden Tech4Germany weiterhin so behandeln wie unsere Prototypen: iterativ und so ausgerichtet, dass es den teilnehmenden Fellows und Verwaltungsmitarbeiter:innen den meisten Nutzen bringt.

In den Jahren seit dem Start des Tech4Germany Fellowships haben wir viel gelernt. Einige der wichtigsten Erkenntnisse veröffentlichen wir in einem weiteren Blogpost.