Ganzheitlich und transparent: So kommunizieren wir intern beim DigitalService

„Hey, kannst Du mal eben …?“ Als der DigitalService 2020 gegründet wurde, passte das Team noch an einen Tisch im Co-Working-Space. Die „interne Kommunikation“ fand ad hoc, bedarfsorientiert und unkompliziert statt. Heute ist der DigitalService ein skalieren­des Start-up im Auftrag der Bundesverwaltung. Mehr als 200 Mitarbeitende arbeiten entweder auf vier Etagen verteilt, oder aus dem Homeoffice aus ganz Deutschland an effektiven und digitalen Verwaltungslösungen. Damit alle im Unternehmen gut informiert bleiben, haben wir unsere interne Kommunikation professionalisiert: Wir setzen auf eine Reihe bewährter Formate aus der Privatwirtschaft, um transparent über Neuigkeiten, Fortschritte und auch über Herausforderungen zu berichten. Dabei geht es nicht nur um Informationsweitergabe – sondern auch um echten Austausch zwischen Geschäftsfüh­rung und Mitarbeitenden.

Wie wir in einer wachsenden Organisation doch alle noch „an einen (virtuellen) Tisch bekommen“, ohne sie mit Informationen zu überrennen, und mit welchen Leitlinien und Tools das klappt, zeigen wir im Blogbeitrag.

Zum Aufbau einer internen Kommunikation, die alle Mitarbeitenden abholt, braucht es erst einmal Wissen darüber, was möglich ist – und was gut funktioniert. Zum Glück müssen wir das Rad nicht neu erfinden, sondern können auf einen reichen Erfahrungsschatz beim DigitalService setzen: Viele unserer Kolleg:innen haben zuvor in innovativen Technologieunternehmen auf der ganzen Welt gearbeitet und bringen daher umfangreiches Wissen zu erfolgreichen Formaten und Best Practices der internen Kommunikation mit.

Auf dieser Basis haben sich mit der Zeit drei feste Formate entwickelt: „All Hands“, „Show the Thing“ und „Ask Me Anything (AMA) – What’s on (y)our mind“. Während das AMA ein alleinstehendes Format bildet, treten „All Hands“ und „Show the Thing“ als festes Duo auf: wöchentlich, direkt hintereinander und mit gemeinsamer Agenda.

Was aber hat es mit diesen Formaten auf sich, welche Ziele haben sie und worin unter­schei­den sie sich?

Das „All Hands“ und das „Show the Thing“ haben das übergeordnete Ziel, allen Kolleg:innen einen genauen und konsistenten Überblick über die Arbeit des DigitalService, den Status von Projekten und die Tätigkeiten anderer Kolleg:innen zu bieten. Damit alle wissen, was passiert, wer an was arbeitet und jede:r die Möglichkeit hat, dazu spezifische Nach- oder Rückfragen stellen zu können.

Im „All Hands“, werden zunächst wichtige Neuigkeiten aus dem DigitalService geteilt, die unsere Arbeit und Organisation betreffen. Beispielsweise werden hier neue Kolleg:innen vorgestellt oder auf kommende Veranstaltungen und interne wie externe Veränderungen hingewiesen. Das Besondere dabei ist, dass alle Kolleg:innen Themen einbringen können. Agenda und Inhalte werden in der Woche vor dem Event mit unserem Kommunikationsteam und der Geschäftsführung abgestimmt.

Das „Show the Thing“ schließt direkt an das „All Hands“ an. Hier geht es weniger um das „darüber reden“ und mehr um das konkrete Zeigen: Jede Woche präsentiert ein Projekt­team aktuelle Arbeitsergebnisse und Meilensteine. Ziel ist es, über Entwicklungen in den einzelnen Projekten nicht nur zu sprechen, sondern sie konkret sichtbar und nachvollzieh­bar zu machen. So werden regelmäßig Prototypen, Zahlen und entscheidende Aha-Momente gezeigt – wann immer möglich direkt an der Anwendung. Das reicht vom Digitalcheck, über den Elterngeldrechner, die digitale Rechtsantragstelle (RAST), das Neue Rechtsinformationssystem (NeuRIS) bis zu unserem Fellowship Work4Germany. Unklarheiten, Anregungen und neue Ideen werden in der anschließenden offenen Fragerunde besprochen.

Um allen Mitarbeitenden die Chance zu geben, sich zu informieren, obwohl sie beim Termin verhindert sind, wird das Format aufgezeichnet. Das Video wird im Anschluss auf unserer internen Newsseite in Confluence hochgeladen. Dort werden die Inhalte auch schriftlich noch mal zusammengefasst.

Während das gemeinsame Format aus „All Hands“ und „Show the Thing“ die Informations­weitergabe innerhalb der Organisation in den Fokus stellt, geht unser Format „Ask Me Anything (AMA) – What’s on (y)our mind“ mehr in die Tiefe. Das Format wurde eingeführt, um einen informellen und direkten Austausch zwischen C-Level sowie Mitarbeitenden zu ermöglichen. Dieser Austausch findet meist hybrid statt und wird im Anschluss ebenfalls schriftlich auf Confluence zusammengefasst.

Das AMA ist in seiner Themensetzung flexibel. Das C-Level bringt oft Themen ein, die noch in Planung sind oder die gerade in der Organisation diskutiert werden. Zum anderen steuern auch die Mitarbeitenden regelmäßig eigene Themen bei und haben hier die Ge­le­genheit, diese in offener Runde zu besprechen. Dabei geht es vor allem darum, Pläne zu erläutern, Erfolge, Risiken und deren Lösungen zu verstehen und mögliche Unklarheiten auszuräumen. So diskutierten wir bereits über die Bedeutung digitaler Souveränität für den DigitalService, insbesondere die Nutzung von Cloud-Lösungen. Die Diskussionen müssen nicht im Einklang verlaufen, sondern laden dazu ein, verschiedene Perspektiven kennenzulernen.

Ziel der drei Formate ist eine Informationskultur, die sich durch Offenheit und Klarheit auszeichnet. Relevante Informationen werden wöchentlich zielgerichtet kommuniziert. Parallel wird die Möglichkeit eröffnet, Fragen zu klären und Diskussionen in einem sicheren Raum zu führen.

Neben unseren Meetingformaten setzen wir beim DigitalService auf etablierte Tools, um eine gute Dokumentation, schnelle sowie zielgerichtete Kommunikation und effektive Organisation von Informationen und Aufgaben zu gewährleisten. Das reicht von E-Mail, Slack, Asana bis zu Confluence. Diese und weitere Tools und deren Verwendung beim DigitalService stellen wir nun kurz vor.

Confluence: Unser Intranet und „interne Enzyklopädie“. Die Plattform bietet einen umfassenden Überblick – über Policies und Guidelines, unsere strategische Ausrichtung und DigitalService News. Dazu kommen Hilfen, Anleitungen und Ansprechpartner:innen für die Organisation der eigenen Arbeit, Einblicke in den aktuellen Projektstatus, die Zusammensetzung von Teams und andere wichtige Take-aways. Die Inhalte der letzten „All Hands & Show the Thing“ wurden dort beispielsweise abgerufen.

E-Mail: Der allgemein wohl bekannteste Weg. Auch bei uns existiert sie noch, allerdings in reduzierter Form. Wir setzen sie weniger zur internen Kommunikation, sondern vor allem zur Kommunikation mit externen Stakeholder:innen ein.

Slack: Für die interne und informelle Kommunikation hat sich stattdessen die Kommuni­ka­tionsplattform Slack etabliert. Ob „one to one“ oder „one to many“, hier tauschen wir uns schnell, effektiv und ortsunabhängig über bestimmte Themen, Aufgaben, offene Fragen und vieles Weitere aus. Kommuniziert wird dabei nach persönlicher Vorliebe mit vielen, einigen oder ganz ohne Emojis. Der Großteil der täglichen Kommunikation findet via Slack statt.

Asana und Jira: Diese Tools nutzen wir zur Organisation und Planung von Aufgaben und Projekten. Während Asana für die individuelle und teamübergreifende Aufgaben- und Projektplanung die Anwendung der Wahl auf Organisationsebene darstellt, ist für die Software-Entwicklung Jira der Standard – zum Bug-Tracking und Development.

Unabhängig von unseren digitalen Kommunikationskanälen sind natürlich Meetings aus unserem Arbeitsalltag nicht wegzudenken. In diesen kommen wir für die Klärung von Fra­gen, Zielsetzungen und Updates zusammen. An fast allen Meetings kann bei uns hybrid, also digital oder analog, teilgenommen werden. Dafür stehen uns beim DigitalService im Büro auf drei Etagen verteilt Meetingräume und Telefonboxen zur Verfügung. Letztere machen es möglich, individuell an Calls und Besprechungen teilzunehmen.

Damit unsere interne Kommunikation gelingt, folgt sie klaren Prinzipien und wird kontinu­ier­lich weiterentwickelt.

Sie orientiert sich dabei an unseren Unternehmenswerten, auf deren Basis wir eine Kommunikation gestalten, die dazu einlädt, eigene Gedanken, Arbeitsweisen und Verbesserungsvorschläge offen zu teilen und zu hinterfragen. So beziehen wir viele Perspektiven ein und fördern gemeinsames Lernen.

Gleichzeitig fördern wir eine Kommunikation, die durch gegenseitigen Respekt geprägt ist und Raum zum Nachdenken bietet. Wir achten darauf, was wirklich relevant ist für die jeweiligen Adressat:innen – und kommunizieren so klar und verständlich wie möglich, um trotz der täglichen Informationsflut Orientierung und Fokus im Arbeitsalltag zu schaffen.

Aus diesem Selbstverständnis heraus haben wir folgende Grundprinzipien für unsere interne Kommunikation und Zusammenarbeit formuliert:

• Wir nehmen Rücksicht aufeinander. Wir nehmen Rücksicht auf Erreichbarkeit, Abwesenheiten, Fokuszeiten und die Arbeitszeiten unserer Ansprechpartner:innen und nutzen asynchrone Arbeitsprozesse. Deswegen zeichnen wir zum Beispiel viele unserer internen Kommunikationsformate auf – damit sie unseren Kolleg:innen zeitlich flexibel zur Verfügung stehen.
• Klarheit für beide Seiten! Wir kommunizieren prägnant und präzise und formulieren klar unsere Erwartungen, auch in Bezug auf Zeit und Art der Antwort.
• Hilfreich sein! Wann immer es möglich ist, stellen wir unserem Gegenüber die Informationen zur Verfügung, die benötigt werden, um die Anfrage einzuordnen, zu beantworten oder zu bearbeiten.
• Kommentare dort, wo sie hingehören. Wir nutzen die Kommentarfunktionen innerhalb unserer Tools, um Feedback und Ideen direkt zu den Inhalten auszutauschen.
• Kommunikationspräferenzen? Individuelle Kommunikationspräferenzen – also Sprache oder Kanäle, über die bevorzugt kommuniziert werden soll – können im Slack-Profil hinterlegt werden. So kann jede:r die Kommunikationsart der Ansprechpartner:in sehen und berücksichtigen – und das ist gut so.
• Wir pflegen unsere Terminkalender! Unsere Büro-/Remote-Verfügbarkeit und geplante Abwesenheiten tragen wir in unsere Kalender ein und bestätigen oder stornieren Termine so früh wie möglich.
• Manchmal muss man abschalten. Wir nehmen uns eine Auszeit, um in Ruhe zu arbeiten. In dieser Zeit im Chat nicht erreichbar zu sein, ist wichtig und wird respektiert, um sich auf die Arbeit konzentrieren zu können.

Natürlich sind diese Prinzipien nicht in Stein gemeißelt. Sie können innerhalb der teaminternen Kommunikation abweichen und neu definiert werden. Damit stellen wir sicher, dass die jeweiligen kommunikativen Prinzipien zum spezifischen Team und dessen Arbeitskontext passen.

Kommunikation verändert sich mit den Menschen, die sie betreiben. Das ist besonders in einer skalierenden Organisation der Fall. Für das erfolgreiche Einbinden aller Kolleg:innen braucht es daher die ständige Iteration, den Input neuer Ideen und den offenen Umgang mit Herausforderungen.

Gerade letztere sind Teil des Skalierungsprozesses. Beim DigitalService haben wir beispielsweise gemerkt, dass digitale Informationen, die scheinbar immer und grenzenlos gespeichert werden können, über die Zeit eher zur Ablenkung führen, als effektiv Wissen zu schaffen. So gab es auf unserer Kommunikationsplattform Slack Anfang 2025 knapp 290 öffentliche Kanäle und eine unbekannte Anzahl an privaten. Unsere Lösung: Ein „Slack Cleaning Day“, an dem lange Zeit ungenutzte Kanäle erst angeschrieben und dann gelöscht oder archiviert wurden. Das ist nur ein kleines Beispiel, zeigt aber: Erfolgreiche interne Kommunikation ist eine Daueraufgabe.

Und die braucht System. So sind zum einen weitere Aufräumtage, beispielsweise für Confluence, geplant, zum anderen führen wir regelmäßig Umfragen durch. In diesen kön­nen Kolleg:innen ihr Feedback zu bestehenden Kommunikations- und Meetingformaten geben und neue Ideen vorschlagen. Dadurch arbeiten wir iterativ an der Verbesserung unserer Formate und passen unsere Arbeitsweise agil an, für eine gute interne Kommunikation – ob mit 20, 200 oder 2000 Mitarbeitenden.